Ako ste poput mnogih od 9 do 5 godina, većinu dana vjerojatno provodite u slanju e-poruka, a ostatak ih pratite.
Ako biste mogli odgovoriti na svoje pitanje ili dobiti povratnu informaciju o svom izvješću na neki način pravovremeno, možete buldozirati kroz svoj popis obaveza i nazvati ga dan prije pada noći. No, umjesto toga, vaša e-mail poruka bez odgovora sahranjena je u pretrpanom pretinacu pretrpanih menadžera, a vi ste očajni u svojoj kabini, ozbiljno razmišljajući o SOS signalu. Što radiš?
Prije nego što pritisnete tipku "pošalji" na drugu e-poštu za prijavu, promijenite crte predmeta svim velikim slovima i zalijepite se na taj voljeni crveni uskličnik, upotrijebite ove savjete da ga ispravite prvi put.
1. Učinite ga Sretnim
Čućete ovaj savjet kada su u pitanju svi oblici komunikacije, ali brzo je slanje vaše poruke posebno važno za e-poštu. Dugi blokovi teksta izgledaju zastrašujuće za čitanje, posebno za menadžere koji su stalno preplavljeni porukama. Ako je poruka preduga, riskira da je gurnete u stranu i ponovo pregledate kada ima više vremena (što u mnogim slučajevima nikada nije).
Pomislite kratko, upečatljivo i precizno. Koristite metke ili popise gdje možete. Odlomke držite u četiri do pet redaka, tako da ih je lako prelistavati - u polju poruke trebali biste vidjeti mnogo bijelog prostora. A ako je to previše teško, to bi mogao biti znak da pokušavate pokriti previše tema u jednoj e-pošti. Pridržavajte se jedne teme po e-pošti, a ostale pošaljite pod zasebnom naslovnicom.
2. Adresa svih potencijalnih pitanja i zahtjeva
U isto vrijeme želite u svojoj e-pošti biti dovoljno temeljiti kako primatelj nema mjesta za pogrešno tumačenje ili potrebu da zatraži više informacija. (Posljednje što želite je da konačno dobijete odgovor - i umjesto primanja odluke, dobivate pitanje!)
Dakle, predvidite pitanja koja biste mogli dobiti prije vremena i odgovorite na njih. Na primjer, ako trebate da vaš šef odabere mjesto za nadolazeći događaj, pružite veze do web-mjesta restorana ili hotela, priložite fotografije prostora za koje znate da će ih htjeti pregledati i uključite usporedbu troškova za opcije,
Zapamtite: što više posla napravite za originalnu e-poštu, manje ćete poslovati nakon toga na njoj.
3. Dobijte određene u retku predmeta
Napišite detaljne retke teme kako bi primatelj imao jasno razumijevanje problema i poziva na radnju u tijelu poruke e-pošte. Preskočite nejasne izraze poput "Pitanja za vas" i "Odlična ideja za sastanak", i umjesto toga upotrijebite nešto poput: "Potrebne su povratne informacije: Stavke dnevnog reda za sastanak o Q1 proračunu."
Ova će vam strategija također pomoći da lako potražite poruku u pristigloj pošti ako vaš primatelj nazove da razgovara, a ne da šalje pisanje e-poštom.
4. Označite Akcijske stavke
Ako u e-pošti naiđete na više od jedne točke ili postavljate više pitanja, obavezno ih izdvojite od ostatka pripovijesti tako što ćete ih staviti podebljanim, istaknite ih ili rasporedite na popisu s popisa. Kontrast prirodno privlači pogled primatelja na meso poruke (dio koji im ne možete priuštiti!) I savršen je vodič za skimmere koji brzu e-poštu.
5. Voditi s brojem potreba
Koliko je frustrirajuće kad ste u e-pošti predstavili brojne opcije koje će primatelj odabrati, samo da biste dobili odgovor koji kaže: "Zvuči dobro!"? Da biste to izbjegli, provjerite jesu li vaši ciljevi jasni iz pokretanja. Za e-poštu koja sadrži više od jednog pitanja zapamtite broj upita u prvom retku poruke kako bi primatelj točno znao koliko tražiti i adresirati. Ako širite pitanja u cijeloj poruci, riskirate primatelja da previdi relevantne informacije.
6. Znajte kada trebate preuzeti telefon
Ako smatrate da će tema zahtijevati (ili zahtijeva) više e-poruka bez ikakvog kraja, preskočite ili potpuno zaustavite raspravu e-pošte. Neki se poslovi najbolje bave telefonom ili osobno, posebno kada su logistika ili odnosi složeni. Zapravo, vaša spremnost da izađete iza vela e-pošte nije samo najučinkovitija u tim slučajevima, već pokazuje i asertivnost i inicijativu.
Ako se želite i nadati neće se vaše poruke otvoriti, ali primjenjivanje ovih savjeta će. A ako možete istaknuti svoju e-poštu i prestati vrteti kotače na naknadnim praćenjima, samo razmislite - možda biste zapravo imali još malo vremena na rukama.
