Dijeljeni spremnik omogućuje korisnicima, dobavljačima i drugima slanje e-pošte na središnju adresu na kojoj svatko u timu može vidjeti i odgovarati tim porukama.
Što je zajednički poštanski sandučić za Office?
Jedan od najučinkovitijih načina dijeljenja poruka e-pošte s grupom ljudi jest postavljanje zajedničkog spremnika za Office 365. S dijeljenim spremnikom, svaka osoba dodijeljena spremniku ima potpun pristup porukama. Mogu pročitati dolazne poruke e-pošte, odgovarati na poruke, proslijediti poruke i vidjeti kako su drugi odgovorili na dolaznu poštu.
Kada član tima odgovori na poruku e-pošte iz dijeljenog spremnika, e-poruka se šalje iz dijeljene adrese poštanskog pretinca, a ne iz adrese e-pošte pojedinca. Primatelj e-pošte samo vidi adresu dijeljenog spremnika. Time se zadržava povjerljiva adresa e-pošte vašeg zaposlenika i daje vašem poslovanju profesionalni izgled.
Vaša organizacija može stvoriti što više dijeljenih poštanskih pretinaca koliko vam je potrebno. Zajednički poštanski sandučići nemaju korisnička imena ili zaporke. Dijeljeni spremnik ne zahtijeva licencu za Office 365, ali svaki korisnik koji je dodijeljen poštanskom sandučiću mora imati pretplatu za Office 365.
Zašto koristiti zajednički spremnik za Office?
Služba za korisnike, ljudski resursi ili marketinški odjeli koji žele dolazne poruke e-pošte odgovoriti na sljedeće raspoložive članove tima su dobri primjeri učinkovitog korištenja zajedničkog spremnika. Svaka osoba dodijeljena zajedničkom poštanskom sandučiću može vidjeti i odgovoriti na svaku poruku u tom poštanskom sandučiću.
Rad s Office 365 zajedničkim spremnikom ne odnosi se samo na e-poštu. Radi se o pomaganju učinkovitije suradnje ljudi u vašoj organizaciji. Zajedno s zajedničkim spremnikom, vaši će timovi imati pristup zajedničkom popisu kontakata i zajedničkom kalendaru. Zajedničkim popisom kontakata svatko u grupi ima pristup važnim adresama e-pošte. Zajedničkim kalendarom članovi grupe mogu unijeti svoje obveze na središnju lokaciju koju svi u grupi mogu vidjeti.
Postavljanje zajedničkog spremnika
Administrativnu pretplatu na Office može postaviti Office 365 zajedničke poštanske sandučiće.
Slijedite ove upute za postavljanje dijeljenog spremnika:
- Prijavite se u administratorski centar Office 365 pomoću administratorskog računa.
- Odaberi Grupe> Zajednički spremnici.
- Odaberi Dodajte spremnik.
- Na stranici Dodaj spremnik upišite naziv za dijeljeni spremnik u polje Ime. Alias poštanskog sandučića automatski se stvara u polju E-pošte, ali ga možete promijeniti na nešto drugo. Nakon što ste nazvali zajednički spremnik, odaberite Dodati za izradu spremnika.
- U odjeljku Sljedeći koraci odaberite Dodajte članove u taj spremnik.
- Na stranici članova zajedničke pošte odaberite Dodajte članove.
- Stavite kvačicu pokraj onih ljudi koji će imati pristup zajedničkom poštanskom sandučiću. Ako na popisu ne vidite ime osobe, upišite njihovo ime u okvir za pretraživanje. Kada završite, odaberite Uštedjeti.
Spremite poslanu e-poštu zajedničkom poštanskom sandučiću
Kada netko šalje poruku e-pošte iz dijeljenog spremnika, kopija te poruke spremljena je u mapu Poslane stavke, a ne u zajednički spremnik. Ako želite da te e-poruke budu spremljene u dijeljeni spremnik, uredite postavke zajedničkog spremnika.
Evo kako spremiti poslane poruke e-pošte u dijeljeni spremnik:
- Odaberi Grupe> Zajednički spremnici.
- Odaberite zajednički spremnik.
- Odaberi Uredi pored postavke Poslane stavke.
- Na stranici Poslane stavke pomičite klizač na položaj Uključeno za kopiranje stavki poslane kao ovaj spremnik i Kopiraj stavke koje šalju u ime ovog spremnika. Kada završite, odaberite Uštedjeti.
Upotrijebite Zajednički spremnik u programima Outlook 2016, Outlook 2013 i Outlook 2010
Nakon što administrator vaše organizacije postavlja zajednički spremnik, vaši korisnici ne moraju ništa učiniti za prikaz dijeljenog spremnika u verziji programa Outlook za stolna računala. Dijeljeni spremnik automatski će se pojaviti u oknu Mapa.
Za slanje e-pošte iz dijeljenog spremnika:
- Otvorite Outlook.
- Odaberi novi e-mail za izradu nove poruke.
- Odaberi Iz i odaberite zajednički spremnik.
- Upišite svoju poruku i odaberite Poslati.
Pristupite zajedničkom poštanskom sandučiću u programu Outlook na webu
Ako želite raditi s dijeljenim spremnikom u web pregledniku, morat ćete je dodati ručno.
Da biste dodali dijeljeni spremnik na mrežnu verziju programa Outlook:
- Prijavite se na svoj račun za Office 365 i odaberite pogled app.
- U navigacijskom oknu desnom tipkom miša kliknite naziv svojeg spremnika i odaberite Dodaj zajedničku mapu.
- U Dodaj zajedničku mapu dijaloški okvir, upišite adresu e-pošte dijeljenog spremnika, a zatim odaberite Dodati.
Zajednički poštanski sandučići i Outlook Mobile App
Zajednički spremnici se ne prikazuju u aplikaciji Outlook za mobilne uređaje. To znači da ako želite pristupiti zajedničkom poštanskom sandučiću s pametnog telefona, morat ćete otvoriti preglednik i koristiti Outlook na webu.
Primjetit ćete malu razliku u načinu na koji radite s vašim pojedinačnim računom e-pošte u programu Outlook iu zajedničkom poštanskom sandučiću. Zajedničkim poštanskim sandučićem vi i vaši članovi tima zajednički će raditi bolje kako biste odgovorili na poruke e-pošte svojih kupaca, dobavljača, dobavljača i drugih.
