Slanje e-pošte je najlakši i najmanje nametljiv način za slanje zahtjeva u timove. Ali to je upravo zato što je e-pošta toliko naporna da može biti potpuno gubljenje vremena. Otpuštanje nejasne adrese e-pošte koja primateljima ne kaže jasno što bi trebali učiniti ili zašto je vaš zahtjev važan samo će stvoriti više posla za sve.
Najučinkovitije adrese e-pošte tretiraju predmet kao ID pozivatelja i koriste riječi koje odmah dolaze do točke.
Evo nekoliko doslovnih i zabranjenih izbora riječi koji će očito prenijeti vašu poruku i spriječiti vas da nerviraju (ili zbunjujuće) svoje suradnike:
1. Kad se izvrše zadaci
Ne pišite: itd.
Pišite: Ovo, ovo ili ovo
Vaši učitelji u gimnaziji bili su u pravu - budite konkretni! Čak i ako vaš e-mail slijedi nakon nedavnog razgovora ili sastanka, vjerojatno će se kasnije prijaviti kao nešto što treba učiniti. Kada je vaš primatelj spreman da ga pročita, gledanje „Nadgledanje sastanka osoblja itd.“ Neće biti od pomoći. Umjesto toga, budite jasni o onome što vam treba i napišite: "Molim vas, riješite ta pitanja sa sastanka osoblja" ili "Izvještaj o kojem se razgovaralo na sastanku osoblja". Razmislite o svojoj temi kao što je prethodno pisanje stavke popisa obaveza, tako da je u tom okviru lako. da se provjeri.
2. Kad dijelite drugu e-poštu
Ne pišite: "FWD:"
Pišite: Pomoć
Ovaj me uvijek tjera na razmišljanje o 90-ima, kada je bilo uobičajeno vidjeti e-poštu sa ovakvim otporom: "Fwd: fwd: fwd: fw: Pošaljite ovo 10 ljudi i ovo će biti vaš sretan dan!" šaljite lančana pisma na poslu (ozbiljno, nemojte), vjerojatno samo dijelite nešto što je netko drugi napisao da želite da vaš suradnik pročita ili učini nešto u vezi s tim. U tom slučaju učinite joj uslugu i napišite „Možete li mi pomoći da to dešifriram?“ Ili „Izgleda da klijent treba pomoć.“ Naravno da ste možda planirali napisati tu poruku u tijelu e-pošte, ali tema je puno bolje mjesto ako želite da se to brzo primijeti.
3. Kad pokušavate biti osobni
Ne piši: Hej
Pišite: Vi
Slanje "Hej" u naslovnoj liniji e-pošte ista je stvar kao slanje poruke "Moramo razgovarati" prijatelju ili nekome s kim se viđate. Ne čini to! Primatelja ćete učiniti sumnjivim prema onome što će uslijediti i možda ćete na kraju pričekati neko vrijeme jer se on možda nikada neće otvoriti. Budući da ćete možda trebati razgovarati o nečemu osobnom ili privatnom, pokušajte „Kad imate vremena za 15-minutni razgovor?“ Ovaj pristup se odmače i stavlja moć u primateljevo ruku da odabere vrijeme koje će mu odgovarati.,
4. Kad vam to sada treba
Ne piši: Hitno
Pišite: Danas
Kad je vremena kratko, a pritisak je visok, "hitno" je riječ koja može proizvesti samo paniku. A panika je posljednja stvar koju bi osoba odgovorna za neki zadatak trebala učiniti. Ako imate dovoljno vremena da prepoznate potrebu i pošaljete e-poštu, također imate vremena da unaprijed obavijestite da je „ovo vam danas treba biti prvi prioritet.“ Ako je doista hitno, uputite se telefonskim pozivom ili osobnom posjetom umjesto toga.
5. I još jedna bonus fraza
Posljednje, ali ne najmanje bitno, fraza je za koju svi kažemo da prekida svoju e-poštu, ali koju rijetko možemo upotrijebiti za izravno obraćanje suradnicima: "Hvala vam." Kratka, jednostavna zahvalna poruka bit će dug put u jačanju veza između vas i članova vašeg tima. Kaže da prepoznajete njihov trud i cijenite njihove uloge. I sigurno pobjeđuje pad povjerenja.
