Budimo stvarni. Činjenica da vam Gmail omogućuje da podijelite pretinac pristigle pošte u pet podmapa može značiti samo jedno: većina e-poruka koje primamo su potpuna sranja. A kad šaljete bilješku kolegi, šefu ili menadžeru angažiranja, vjerojatno ćete se spustiti negdje između nečeg kritičnog i Viagre neželjene pošte ili BuzzFeed GIF-ova.
Pa, kako osigurati da se vaša poruka primijeti i - što je još važnije - pročita? Stavite se u cipele primatelja i pobrinite se da bilo koja e-pošta koju napišete odgovara na ovih pet pitanja.
1. Zašto bih ovo trebao otvoriti?
Redak predmeta je ID pozivatelja u vašoj e-poruci - to će odrediti hoće li se odgovoriti ili ignorirati. Neka bude specifična i izravna tako da vaš primatelj točno zna što očekuje od poruke. Ako će vam trebati suradnik do utorka, nemojte ga sahranjivati u posljednjem retku. Nazovite svoju e-poštu „Odgovor do utorka: bilješke sa današnjeg sastanka“, umjesto „Hej“ (što je ekvivalent e-pošte slušanju „trebamo razgovarati“).
Ako se prijavljujete za posao, koristite ključne riječi poput naziva radnog mjesta ili vašeg iskustva. Pisanje "Menadžera zajednice sa četverogodišnjim iskustvom" kratak je i sladak način na koji možete unaprijed ponuditi svoje vjerodajnice.
2. Tko si ti?
Ako nekome pišete prvi put - na primjer, menadžeru za unajmljivanje ili nekome koga ste čuli kako govori na nekom događaju, ali se niste upoznali - htjet ćete uspostaviti izvještaj što je prije moguće. Na primjer, prije nego što sam napisao hladnu poruku e-pošte tvrtki o otvorenim slobodnim pozicijama, saznao sam da smo i osnivač i ja pohađali isti fakultet. Stavio sam "Yale alum" i u svoju temu i u prvu rečenicu e-pošte; Dobio sam odgovor i zakazao intervju u roku od 48 sati.
Koristite bilo koji zajednički dom - škole, zajedničke prijatelje ili interese, strukovne udruge - kako biste obavijestili primatelje da se s vama vrijede povezati. Ili ako radite u velikoj tvrtki i kontaktirate izvršnog direktora s kojim ste se već sreli, brzo podsjećanje o tome kada i gdje ste se posljednji put povezali, pomoći će joj da uspne u njeno pamćenje.
3. Što vam treba?
Zbog toga pišete u prvom redu! Sada je vrijeme za veliko objašnjenje, zar ne? Ne još. Cilj je biti jasan i uvjerljiv u jednoj ili dvije rečenice. Na poslu, smatrajte svoju e-poštu samo kratkim početnim kontaktom koji može uspostaviti razgovor uživo putem telefona ili osobno ako je potrebno više objašnjenja.
Ovo se posebno odnosi na hladnu e-poštu kada primatelj ne očekuje vašu poruku. Ako pišete kako biste zatražili sastanak na kavi, budite konkretni, ali ostavite prostora za spletke. Na primjer, napišite "Volio bih podijeliti ono što sam naučio o sadržajnom marketingu, kao i naučiti kako mogu pridonijeti vašim trenutnim projektima." Sjetite se: Zauzeti ljudi ne žele da im se mozak "odabere", oni žele da budete pametniji razmjenom ideja.
4. Što je to za mene?
Mislite na svoju e-poštu kao na transakciju: ono što želite od primatelja trebalo bi joj koristiti onoliko koliko koristi vama. Za posao svi tražimo odobrenje od kolega, menadžera i kupaca. Kako to što tražite tražite može pomoći vašem primatelju da to postigne? Budite eksplicitni s izrazima poput: "Ja mogu biti prednost vašem timu", "ovo će vam možda pomoći da jasnije predstavite svoje ideje" ili čak "povratne informacije kupaca pokazuju da traže rješenja poput ovih."
5. Hoćete li ga cijeniti?
Uz toliko bezličnih poruka e-pošte koje svakodnevno stižu u naše mape pristigle pošte, učinite vašu istaknutom pokazujući malo humanosti. Bilo da se obraćate kolegi ili hladnom kontaktu, tražite od te osobe da zamišljeno nastavi s vašom e-porukom. Pokažite da cijenite trud tako što se odjavite sa „hvala“ ili „iskreno“ (ozbiljno, „najbolje“ je previše zbunjujuće). Mala etiketa će prijeći dug put do dobivanja željenog odgovora.
Držite ta pitanja na poruci Post-it i provjerite svoje poruke protiv njih prije slanja. Ne samo da ćete savladati zanat e-pošte, bit ćete i prokleto dobar komunikator u bilo kojem profesionalnom okruženju.
