Kada je u pitanju posao treniranja, gotovo svaki razgovor koji imam s klijentom uključuje temu komunikacije. Motivi se mogu uvelike razlikovati: Neki žele biti oštriji, drugima treba pomoć u upravljanju konfliktima, a drugima je teško iznijeti mišljenje u grupnom okruženju.
Kao što razmišljam o svim razgovorima koje vodim, shvaćam da većinu vremena ne govorimo o složenim idejama. Doista se čini da će osnove komunikacije na radnom mjestu potegnuti većinu ljudi.
Dakle, budući da svi možemo upotrijebiti dobar podsjetnik, evo prvih pet stvari s kojima pomažem svojim klijentima kada je u pitanju komunikacija. Prepoznajte one na kojima trebate raditi i počnite ih premještati u svoj set vještina razgovora danas.
1. Prestanite reći "Ali" i počnite govoriti "I"
Da li se ikad uhvatite da kažete stvari poput: "Sviđa mi se ta ideja, ali moramo to učiniti drugačije?"
Čim izgovorite riječ "ali", druga osoba odmah zaboravlja dio o vama koji volite ideju. Zato što ste ga u potpunosti ukinuli s "ali" i sa svime što je došlo nakon njega.
Umjesto toga, koristite „i:“ „Volim tu ideju i mislim da bi malo drugačiji pristup bio najučinkovitiji.“
Čujete li razliku?
Tina Fey u svojoj knjizi Bossypants krši pravila improvizacije. Jedno od tih pravila uvijek je reći "da, i …". To pokazuje poštovanje prema onome što vaš partner mora reći (čak i ako se ne slažete), pomaže vam da budete otvoreni u vezi s činom i poziva vas da date svoj doprinos u razgovor nadolazeći na ideju druge osobe ili dodajući vlastite ideje. Isto vrijedi i za komunikaciju na poslu.
2. Držite se činjenica
Često ću čuti nekoga kako daje izjavu koja najvjerojatnije nije ukorijenjena u stvari - poput, "Ona će me primiti", "Šef me mrzi", ili "Znam da joj je žao što me je zaposlila."
Uvijek odgovaram s nekoliko pitanja: "Je li to činjenica? Je li vam to rekla ili donosite zaključak na temelju opažanja? "
Učinkovito komuniciranje je dovoljno teško; ne dodajte tome izmišljanjem priča koje se ne temelje u stvarnosti. Dobri komunikatori ostaju ukorijenjeni u činjenicama.
Zapamtite da bi se činjenice o bilo kojem pitanju mogle prilično razlikovati od vaše percepcije o tome. Možda način na koji vidite situaciju ima veze s vašim jedinstvenim stilom rada ili je jednostavno to što je vaš šef totalno pod stresom i to vam donosi. Bez obzira na sve, ako nemate činjenice, najbolje je suzdržati se od komentara u boji i usredotočiti se na korijen problema.
3. Izbjegavajte "Odbranu položaja"
Kad ljudi citiraju probleme komunikacije na radnom mjestu, često se manje radi o komunikaciji, a više o odbrani svog položaja.
Na primjer, recimo da dvije suradnice, Megan i Jason, razgovaraju o projektu. Megan kaže, „Ovaj projekt pretjerano pokriva tim; treba nam više pomoći. "Jason kaže, " moći ćemo se nositi s tim. Svi će samo morati izdvojiti nekoliko sati. "
Umjesto da vodi smisleni dijalog o tome što definira svako njihovo opažanje, Megan se frustrira jer je Jason "ne čuje." A Jason misli da Megan zvuči kao slomljena snimka, govoreći o tome kako je preplavljena.
To nije komunikacija. To je položaj koji se brani.
S druge strane, sjajni komunikatori postavljaju pitanja i nastoje razumjeti sve strane problema - umjesto da stalno ponavljaju svoju stranu priče.
Na primjer, Jason bi mogao reći: "Koji su dijelovi projekta preopterećeni za vas?" Ili: "Recite mi više o onome što vidite kao uska grla."
A Megan bi mogla reći: "Zvuči kao da imamo potpuno različite poglede na projekt. Zanima me hoće li dodatni sati stvarno riješiti probleme koje vidim “ili„ Trebamo li pregledati opseg projekta i provjeriti jesu li dodatni sati realni za resurse koje imamo? “
Vidite li kako jednostavno istraživanje tuđih ideja može vam pomoći da se uzdignete iznad svoje frustracije i da vas dovede do višeg položaja?
U ikoničnom timu 7 navika visoko učinkovitih ljudi , Stephen Covey je zavrijedio: „Tražite prvo da shvatite, a zatim da vas razumemo.“ Svi bismo trebali biti spremni razumjeti onoliko koliko želimo da razumijemo svoje stajalište.,
4. Koristite tišinu strateški koliko koristite riječi
Mnogi razgovori postaju neproduktivni, jer su sudionici previše zauzeti brigom o tome što će reći sljedeće kako bi se stvarno slušali. Da biste to riješili, nastojte iskoristiti trenutke tišine.
Iako možda mislite da je tišina negativna ili neugodna, ona služi razgovorima pružajući slušaocima vrijeme da obrade ono što je rečeno i dajući govornicima vremena da organiziraju svoje misli prije nego što odgovore - bez da se žuri.
Dakle, kad sljedeći put budete u dijalogu i to zaslužuje vašu punu pažnju, pronađite priliku za vježbanje tišine. Provedite nekoliko dodatnih trenutaka upijajući ono što je rečeno i namjerno razmišljajući kroz svoj odgovor prije nego što progovorite. Naučite cijeniti i iskoristiti te trenutke tišine umjesto da ih se bojite - kao način da izgradite bolji dijalog.
5. Aktivno uključite drugo gledište
Kad se nedavno američki student vratio s stažiranja u glavnom hotelskom lancu u Velikoj Britaniji, pitao sam ga što je najizazovniji dio.
Odgovorio je da ga iznenađuje ogromna raznolikost na radnom mjestu u Velikoj Britaniji Čini se da je svaka osoba došla iz druge zemlje i razgovarala s drugačijim dijalektom.
Najveći izazov, rekao je, bilo je komuniciranje s kolegama na način na koji bi ga istinski mogli razumjeti. Da bi to učinio, morao je osjetiti otkud potječu, koliko dobro govore engleski i koji im je posao dodijeljen. I obično je to bilo različito za svaku osobu.
Kakav sjajan primjer komunikacije visokih performansi!
Da bi vas ljudi zaista čuli - a vi to čujete - trebali biste razumjeti da svi nose filtre, uvjerenja, pretpostavke, iskustva i kulturne utjecaje koji oblikuju njihovo gledište. Najteži dio? Fizički ne možete vidjeti nijednu od ovih stvari.
Ukratko, samo zato što nešto kažete, ne znači i da vas drugi čuju. Izvrsnim komunikatorima treba vremena da shvate odakle dolaze, bilo da utječu na to kulturološki, profesionalni ili osobni čimbenici. Jednom kada shvatite te razlike, možete komunicirati na način koji povećava vašu sposobnost da budete saslušani.
Mogu se roditi sjajni komunikatori, ali takvi su i stvoreni. Pokušajte koristiti barem jednu od ovih strategija ovaj tjedan i pogledajte kako možete povećati učinkovitost komunikacije. Vaši će kolege primijetiti i naći ćete novo samopouzdanje i razinu zadovoljstva svojim radom.
