Ne znam za vas, ali ponekad se probudim i osjećam se kao da svoj dan provodim pokušavajući da se ne utopim u inboxu. Očito to nije problem samo s kojim se suočavam; gotovo svaki profesionalac kojeg poznajem bori se s probijanjem njegovih poruka.
No, tu je i dobra vijest: Definitivno postoje načini da pretinac pristigle pošte učinite upravljivijim - i da nađem neke koje sam odmah uputio stručnjacima. Ispod su navike kojih pet najprometnijih ljudi na svijetu koristi za osvajanje svojih poruka e-pošte. Pogledajte koje od njih možete započeti koristiti za poboljšanje svoje strategije.
1. Brzo reagiraju
Eric Schmidt, izvršni predsjednik Googlea, ima nekoliko naizgled kontraturajućih savjeta: brzo odgovorite na e-poštu u vašoj pristigloj pošti. Objašnjava kako to čini na VentureBeatu :
Postoje ljudi na koje se može pouzdati da brzo reagiraju na e-poruke i oni koji to ne mogu. Nastojte biti jedan od bivših. Većina najboljih i najprometnijih ljudi koje poznajemo djeluju brzo na svoje adrese e-pošte, ne samo nama ili nekolicini odašiljača, već svima.
Iako ne morate odgovoriti na svaku e-poštu u roku od tri minute od pojavljivanja u pristigloj pošti, zabilježite koliko će vam uistinu trebati. Ako mislite da će poruka dobiti samo odgovor od 30 sekundi ili dvije riječi, odgovorite na nju dok ste je čitali. Ako će zahtijevati duži odgovor, pošaljite mu brzi povratak e-poštom i obavijestite osobu da ste je vidjeli i kada ćete odgovoriti. Odmah ćete dobiti uličnu zaslugu za svoju poštovanje i pažnju.
2. Oni čine zabavu putem e-pošte
Bivši osnivač Facebooka i medijske tvrtke Randi Zuckerberg ima neke savjete putem e-pošte koji će učiniti da želite razbiti čipove i guacamole: Organizirajte zabavu za kliring pristigle pošte s nekim svojim kolegama ili prijateljima.
Ponesite vino, raznesite odličan popis za reprodukciju, prozračite kako mrzite utapanje u e-pošti, a zatim se sljedećih nekoliko sati usredotočite na to da očistite što više poruka, a pritom dijelite smiješne poruke koje pronađete ili savjete koje otkrijete. Putem.
Prolazak kroz pretinac pristigle pošte ne mora biti sam u uredu u tišini; to zapravo može biti neobično kolektivno iskustvo koje potencijalno okuplja vas i vaše kolege (jer tko ne voli mrziti na e-poštu?).
Oh, i očito preskočite alkohol ako zapravo namjeravate odgovoriti na poruke i ne bacate ih samo u smeće. Ili, poslušajte savjet Jen Dziura i napišite neke svoje teže poruke e-pošte dok se preplaše - ali ih spremite kao skice i pročitajte ih sljedeći dan prije nego što zapravo pritisnete „pošalji“.
3. Oni planiraju vrijeme „bez e-pošte“
Pogledajte stranicu iz knjižice jednog od vođa slobodnog svijeta, Baracka Obame: Vaše osobno vrijeme je sveto, pa ga ne trošite zauvijek na potragu da biste stigli do nule. Kako izvještava 99U:
Predsjednik u svom rasporedu ima tri trenutka koji su neupitno njegov: jutarnji trening, večera s kćerima i noćni sat nakon što obitelj zaspi.
Iako se može činiti jednostavnim stisnuti samo još jednu poruku e-pošte tijekom izvan radnog vremena, učinite to navikom reći ne. Uvijek će postojati adrese e-pošte za odgovor i ljudi koji tvrde da su njihove poruke hitne ili važne. Iscrtavanje te linije znači da ćete biti produktivniji kada zapravo trebate započeti posao.
4. Koriste ga za organiziranje
Iako vam ne bih nužno preporučio korištenje mape pristigle pošte kao svoje obveze, osnivač LearnVesta Alexa von Tobel ima izuzetak od ovog pravila koje je podijelila s Lifehacker-om:
Također imam naviku slati bilješke jer živim u pristigloj pošti. U nedjelju navečer sjedam i sastavljam popise svega što se treba dogoditi sljedeći tjedan. Snimam sebi e-poštu kako bih lakše spavao (zadaci su mi iz glave), a mogu biti sigurni znajući da će me popis čekati u AM.
Sastavljajući popis obaveza kada još uvijek imate sve na umu (umjesto ujutro kad ste pospani ili prgavi), oslobodite još jedan dio svog dana koji ćete potrošiti na stvarne projekte, umjesto da planirate što želite ' idem učiniti.
5. Ujutro su započeli s radom
Brojni zaposleni ljudi, poput izvršnog direktora AOL-a Tim Armstrong i izvršnog direktora Virgin Money-a Jayne-Anne Gadhia, počinju dane provlačeći kroz pretinac pristigle pošte. Gadhia ima dobar razlog za to:
Prvo što moram učiniti je pogledati moju e-poštu i odgovoriti na bilo koji izvanredan odgovor. Ne mogu podnijeti da nijedna nije gotova!
Očito ćete ipak morati provoditi vrijeme tijekom dana prelazeći putem e-mailova, ali glavno započinjanje bi vam moglo olakšati stvari, kao i učiniti vas svjesnima što trebate učiniti čim uđete u ured.
Postoji razlog zašto su mnogi od ovih super zaposlenih ljudi toliko uspješni i otimajući malo savjeta o produktivnosti e-pošte tu i tamo nikad ne boli!
