E-mail. Ne mogu živjeti s tim. Ne možete obaviti svoj posao bez njega. Jesam li u pravu?
Prošle smo godine poslali preko 2, 5 milijardi e-mailova. I evo loše vijesti. Unatoč dobroj količini odvraćanja, očekuje se da će taj broj tek rasti. Opseg je problem, kao i vrijeme koje trošite na njega. U stvari, izvještaji kažu da to provjeravate oko 36 puta na sat. 36 puta. U jednom satu.
Jednom kada počnete da se bavite onim što postoji u pristigloj pošti, treba vam oko 16 minuta da usmjerite pozornost na svoj drugi posao. Oh, a ako vam treba dokument koji je negdje pokopan u vašoj e-pošti, treba vam oko dvije minute da ga pronađete. Učinite matematiku: to se brzo povećava štetnost vaše produktivnosti.
Potreban vam je za obavljanje vašeg posla. Ne možeš to iskopati kao lošu naviku. U stvari, bez sumnje je nešto na što se u velikoj mjeri oslanjate kako biste dobili informacije, odobrenja ili odgovore od kolega kako biste posao mogli dobiti u suradnji.
Ali ako vam nije jasno što želite od drugih prilikom slanja e-pošte ili ako ne postavljate dobra pitanja, sjetite se toga 36 puta na sat? Da dobro, pazite da se ta procjena znatno poveća. Sumnjam da zvuči privlačno. Evo četiri savjeta pomoću kojih možete smanjiti i ubrzati razmjenu i komunicirati bolje nego ikad prije.
1. Razjasnite svoje pitanje
Jeste li ikad bacili ideju na kolegu i završili s "Misli?" Ako je vaš cilj dobiti prilog od nekoga u hitnom roku, smjeru projekta ili preporuci o opcijama, morate mu dati nešto više specifično za rad. Uostalom, ne želi trošiti više vremena pokušavajući dekodirati vašu poruku nego što želite provesti čitajući njegov odgovor.
Ako ste, primjerice, poslali plan za koji je potrebna akcija, umjesto da završite s otvorenom i nejasnom, "Misli?" Postavite određeno pitanje poput: "Što će trebati da se taj plan stvarno realizira do idućeg tjedna ? Javite mi ako mogu nešto poduzeti da to krene što prije. ”Vaš kolega moći će brzo i izravno odgovoriti, a vi ćete dobiti puno kvalitetniji odgovor.
2. Rezati na Chase
Sarah, članica projekta A s kojim često radiš, želi sve prije tjedna. Opet je na to. Dobivate e-poštu s dostavom uz smiješno kratak rok. Frustrirani ste i u iskušenju ste odgovoriti: „Možete li mi dati više vremena na tom projektu?“ U nadi da ćemo ponovno pregovarati o roku. Ako to učinite, trebat će vam još pola tuceta odgovora da sami riješite vremensku traku.
Umjesto toga, recite svom kolegi što možete raditi i ostavite to na tome. "Hej Sarah, sada imam na redu tri druga prioritetna projekta. To ću obaviti do kraja dana sljedećeg četvrtka. Ako uspijem prije riješiti, obavijestit ću vas. Hvala na strpljenju. ”Bum. Gotovo.
3. Prestanite tražiti pitanja
Neke poruke stvaraju nepotrebnu poštu jer nesvjesno pozivate na odgovore. Da biste to izbjegli, prestanite se zatvarati s „Ima li ovo smisla za vas?“ Umjesto toga, recite „Obavijestite me ako imate pitanja.“ Ako prijemnik ima upit, obavijestit će vas; u protivnom, on će znati da nikakav odgovor nije potreban.
Također se možete zatvoriti s nečim poput: "Javite mi ako se ne slažemo oko toga" ili "Javite mi ako želite razgovarati o tome dalje." Ovaj koncizan jezik jasno daje do znanja da je razgovor zatvoren osim ako nema izdavanje na kraju primatelja.
4. Ne zanemarite naslov
Predmet vaše poruke je zlato za učinkovitost. Upotrijebite ovu nekretninu kako biste čitatelju usredotočili koliko pozornosti treba potrošiti i kada. Vodite te viškove e-pošte na prolaz.
Koristite svoj naslov da biste naznačili hitnost, isporuku i vremensku traku. Na primjer, naslov bi mogao glasiti poput "Radnja potrebna do petka u podne" | Projekt Acme trebao bi stići sljedeći tjedan. "
Sada vaš čitatelj zna da će ovo zahtijevati određenu pažnju. Svjesna je da postoji rok za odgovor i posao na koji treba biti usredotočen na dovršetak sljedeći tjedan. Ta pojedinačna, konkretna izjava sprečava tonu naprijed-nazad.
S obzirom na to koliko vremena i pažnje zahtijeva e-pošta i kao pošiljatelj i kao primatelj, možete vidjeti kako će vam nekoliko jednostavnih tehnika pomoći u slanju poruka koje generiraju manje odgovora i poboljšati cjelokupnu komunikaciju između vas i vaših suradnika ili klijenata., Ne bi li to bilo u redu? Kad komunikaciju učinite super učinkovitom, ne samo da ćete više osjećati kontrolu nad primljenom poštom, već će i vaše kolege cijeniti koliko im učinkovito pomažete.
Ali imajte na umu da je ponekad vaš najbolji kladiti jednostavno odvesti razgovor izvan mreže. U pravilu, ako ne možete riješiti problem u tri razmjene e-pošte ili se pogrešno komunicira zbog ludog dugačkog niti, predložite razgovor uživo kako biste brzo riješili problem.
