Čak i ako niste u položaju koji zahtijeva veliko škripanje brojeva, vjerojatno ste morali koristiti Excel barem jednom ili dva puta u karijeri. To je jedan od onih programa koji ima toliko različitih načina upotrebe u raznim industrijama.
Na primjer, na jednom od mojih starih poslova nismo zaposlili Excel zbog njegove tradicionalne uporabe za izračunavanje financijskih podataka ili izradu grafikona. Umjesto toga, koristili smo brojne proračunske tablice za praćenje podataka o kontaktima zaposlenika, kao i datuma rokova zadataka i nadolazećih projekata na horizontu. I iako je definitivno koristan alat, ipak ima određena ograničenja - što me dovodi do mog novog najdražeg nadomjestaka: Google Sheets.
Kad sam ga prvi put počeo koristiti, udario sam sebe što prije nisam napravio prekidač. To je jednostavno, jednostavno i mobilno. Iako nije savršena zamjena za Excel, postoje brojne situacije u kojima je, zasigurno, bolja opcija.
Evo kada preporučujem da ga napravite kao svoju proračunsku tablicu:
1. Surađujete
U svom bivšem položaju često bih s kolegama vikao naprijed-nazad u kabinama da bih otkrio tko je ostavio Excel datoteku o kojoj smo radili otvorenom na njihovom računalu. Iako smo svi imali pristup proračunskoj tablici, razlog je bio da nemamo uvijek pristup najnovijoj verziji jer je istodobno mogla ažurirati samo jedna osoba. Pokušaj sortiranja kroz više spremljenih ponavljanja bio je ogromna gnjavaža - blago rečeno.
Dakle, osim ako niste veliki obožavatelj slanja datoteka napred i nazad ili spremanja novih verzija iste proračunske tablice nekoliko puta dnevno, Google je to dobar put. Temeljena je na oblaku, što znači da više ljudi može istovremeno pristupiti i koristiti datoteku - sve i sve promjene odrazit će se u stvarnom vremenu.
Postoji i mogućnost ostavljanja komentara, pa ako imate pitanje zašto je jedan od vaših partnera promijenio broj ili dodao stupac (ili bilo što stvarno), možete dodati kratku bilješku. Uz to, postoji i način da se pogleda povijest revizija u slučaju da se želite vratiti na stariju verziju. Njegova funkcionalnost komunikaciju čini lakim.
2. Povlačite podatke u stvarnom vremenu
Ovo je jedna od najslađih značajki koje sam nedavno otkrio: Budući da je program inherentno povezan s Googleom, možete unijeti formule za podatke o dionicama, RSS feedove ili čak koristiti Googleovu značajku prevođenja.
To znači da vaš Sheet može automatski izvlačiti podatke koje ste možda ranije prikupljali i sastavljali ručno. Shvaćam da je ovo nišna upotreba, ali recimo da želite voditi računa o nekoliko dionica; sve što trebate učiniti je unijeti formulu i naziv dionica na listiće i voila: Stvorili ste vlastiti osobni tragač koji se ažurira u stvarnom vremenu (sve dok ste povezani s Internetom).
3. Trebate je ažurirati često
Jedna od prvih stvari za koju sam koristio Google tablice (osobno) bila je pratiti svoje podučavanje joge; Želio sam zabilježiti lokaciju, studio, sate i broj učenika zbog budućih poreznih razloga, kao i nakupljanje sati poduke. Listovi su za mene imali najviše smisla, zbog značajke besplatne mobilne aplikacije kao i jednostavnog formata.
Iako korištenje telefona za složene formule vjerojatno nije idealno, bilo je savršeno za brza i česta ažuriranja dok sam bio u pokretu.
Ako izvlačenje računala za dodavanje malog dijela podataka zvuči kao sitnica, naći ćete tablice korisne za njegovu praktičnost i trenutnu sinkronizaciju; Nakon što dodate podatke, oni se ažuriraju svugdje, ne samo na vašem telefonu.
To bi moglo biti korisno ako vodite neprekidni popis ljudi koje sretnete na mrežnim događajima ili večerama s klijentima; vaš list može sadržavati ime, datum, mjesto i sve informacije koje želite imati na umu za daljnje e-poruke. Ili biste ga mogli koristiti za praćenje troškova i prijeđenih kilometara za poslovna putovanja.
Mogućnosti za korištenje programa u pokretu su beskonačne; za razliku od većine aplikacija (poput onih za proračun, izradu popisa i slično) možete stvoriti koliko god stupaca i redaka trebate.
4. Budite na proračunu
Ostat ću kratko i slatko: listovi su besplatni; Excel nije.
Ako vaša tvrtka plaća i preferira Excel, očito ćete ih htjeti odgoditi (osim ako niste u mogućnosti izraziti jasan argument za promjenu). Ali, ako to nije slučaj, izbor se čini toliko jasnim.
Siguran sam za korisnika Dieharda Excel-a, a imate puno razloga zbog kojih stojite uz svoj program - i ima smisla držati se toga, pogotovo ako ste u poziciji analitičara financija ili podataka i koristite tisuće stanica vrijednih podaci s kojima se Sheets također ne mogu baviti.
No za neke od nas jednostavno nema smisla koristiti program temeljen na radnoj površini u okruženju koje sve više surađuje. Može vam malo olakšati posao - a tko to ne želi?
