Samo zato što je nedavno predstavljena Google-ova značajka „poništi slanje“ ne znači da ste sigurni kada je riječ o pogreškama u e-pošti. Uostalom, kad radite jednako brzo kao i prije, to samo ima smisla da ćete se spuštati svaki čas. Čak i ako ste perfekcionist.
Zapravo, postoji nekoliko stvari koje svi profesionalci u nekom ili drugom trenutku završe u karijeri (ako ne jednom godišnje). Dakle, umjesto da paničarite, samo slijedite naše vodstvo.
1. Klikom na Pošalji prije nego što to pretpostavite
Teško je ostati miran nakon što slučajno pošaljete nekome pola e-pošte - pogotovo kada ste planirali reviziju jer je ispunjena pogreškama s pogreškama, prekomjernim uskličnicima i nekim riječima koje lako mogu pogrešno protumačiti.
No, ne trošite narednih 10 minuta istražujući aplikacije za praćenje e-pošte da biste vidjeli je li vaš primatelj otvorio poruku. Umjesto toga, dovršite originalnu e-poštu brzo (više nemate luksuz potrošiti nekoliko minuta na uređivanje), a na vrh napišite sljedeće:
2. Slučajno odgovaranje na sve
Ova se pogreška događa u dva scenarija: jedan, šaljete nešto što nije povjerljivo, ali nije baš namijenjeno svima za čitanje - poput e-maila šefu o vremenu odmora. Ili dva, cijeloj tvrtki šaljete brzi komentar o kolegi koji je bio namijenjen samo bliskom prijatelju.
Za prvi scenarij pokušajte:
Slanje je na početku, ali još uvijek niste skloni. Ovo nije povremeni pregib koji se može tako lako popraviti. Prilazite kome god ste se osobno uvrijedili (ili preko telefona) i izvinite se - bez obzira koliko to bilo neugodno. Zatim pročitajte ovo kako biste dobili korak po korak, kako se oporaviti od ove vrste ozbiljnijih radnih pogrešaka.
3. Izrada grozne pogreške pri upisu
Većina pogrešaka pri upisu teksta ne zahtijeva daljnju poruku, ali svi smo naišli na one dosjetljive koji zahtijevaju objašnjenje. Možda pogreška u kucanju mijenja značenje onoga što zapravo pokušavate reći. Ili, možda ih ima toliko da jednostavno izgledate nepismeno.
Umjesto da se nadate da će vaš primatelj zanemariti pogrešake pri upisu kao pogrešku, recite mu:
4. Slanje e-pošte pogrešnoj osobi
Ova se pogreška, opet, pojavljuje u dva različita scenarija. Ili šaljete poruku povezanu s tvrtkom na kolegu dva umjesto kolega jedan ili slučajno šaljete osjetljive podatke nekome izvan tvrtke.
Za prvi scenarij napišite:
Potonji je scenarij, naravno, puno ozbiljniji. Prije nego što kontaktirate pogrešnog primatelja, uhvatite se u koštac s posljedicama tako što ćete obavijestiti svog menadžera o tome što se dogodilo - i otkriti koliko su osjetljive bile informacije koje ste procurili. Zatim se na osnovu uputa višeg izvinite vanjskoj strani i pristojno zamolite njega ili nju da izbriše vašu poruku.
Koje su druge svakodnevne pogreške e-pošte i kako se oporaviti od njih? Pričaj mi o njima na Twitteru?
