Kako osigurati Microsoft Office datoteke

Ovisno o verziji sustava Microsoft Office koju koristite, može sadržavati različite aplikacije. Ponuda baze obično sadrži Word, Excel, PowerPoint i Outlook. Čini se da PowerPoint ne nudi nikakvu inherentnu sigurnost, ali Word, Excel i Outlook pružaju razinu šifriranja.

Osiguravanje Word dokumenata

Za Microsoft Word dokumente (Word 2000 i noviji) možete odabrati višu razinu sigurnosti prilikom spremanja datoteke. Umjesto da jednostavno kliknete "Spremi", kliknite Datoteka, onda Spremi kao i slijedite ove korake:

1. Kliknite na alat u gornjem desnom kutu dijaloškog okvira za spremanje datoteka
2. Kliknite na Sigurnosne opcije
3. Okvir sigurnosnih opcija nudi različite opcije:
   • Lozinku možete unijeti u polje pored Lozinka za otvaranje ako želite da datoteka bude potpuno nedostupna bez lozinke
   • U programu Word 2002 i 2003 možete kliknuti na Napredna gumb pored okvira za lozinku kako biste odabrali višu razinu enkripcije koja je još teže ulaziti
   • Lozinku možete unijeti u polje pored Lozinka za izmjenu ako je u redu da drugi otvore datoteku, ali želite ograničiti tko može izvršiti promjene u datoteci
4. Dno okvira Sigurnosne opcije također nudi neke izbore za zaštitu privatnosti dokumenta:
   • Uklonite osobne podatke iz svojstava datoteke u spremanju
   • Upozorite prije ispisa, spremanja ili slanja datoteke koja sadrži izmjene ili komentare
   • Pohranite slučajni broj kako biste poboljšali točnost spajanja
   • Skriveno označavanje vidljivo pri otvaranju ili spremanju
5. Kliku redu da biste zatvorili okvir Sigurnosne opcije
6. Odaberite naziv datoteke i kliknite Uštedjeti

Osiguravanje Excel datoteka

Excel nudi vrlo sličan stil zaštite za Microsoft Word. Samo kliknite Datoteka, Spremi kao i slijedite ove korake:

1. Kliknite na alat u gornjem desnom kutu dijaloškog okvira za spremanje datoteka
2. Kliknite na Opće mogućnosti
3. Lozinku možete unijeti u polje pored Lozinka za otvaranje ako želite da datoteka bude potpuno nedostupna bez lozinke
   • Možete kliknuti na Napredna gumb pored okvira za lozinku kako biste odabrali višu razinu enkripcije koja je još teže ulaziti
4. Lozinku možete unijeti u polje pored Lozinka za izmjenu ako je u redu da drugi otvore datoteku, ali želite ograničiti tko može izvršiti promjene u datoteci
5. Kliku redu da biste zatvorili okvir Opće mogućnosti
6. Odaberite naziv datoteke i kliknite Uštedjeti

Osiguravanje Outlook PST datoteka

Stvarno digitalno potpisivanje i šifriranje dolaznih ili odlaznih poruka e-pošte i njihovih privitaka datoteka cijeli je zasebni problem koji će se objasniti drugo vrijeme. No, ako slučajno izvozite podatke iz mapa programa Microsoft Outlook u PST datoteku, možete dodati zaštitu kako biste osigurali da ih drugi ne mogu pristupiti. Samo slijedite ove korake:

1. Kliknite na Datoteka
2. Odaberi Uvoz i izvoz
3. izabrati Izvoz u datoteku i kliknite Sljedeći
4. Odaberi Datoteka osobnih mapa (.pst) i kliknite Sljedeći
5. Odaberite mapu ili mape koje želite izvesti (i odaberite okvir za Uključi podmape ako želite), a zatim kliknite Sljedeći
6. Odaberite izlazni put i naziv datoteke i odaberite jednu od mogućnosti za izvoznu datoteku, a zatim kliknite Završi
   • Zamijenite duplikate s izvezenim artiklima
   • Dopusti stvaranje dvostrukih stavki
   • Ne izvezite dvostruke stavke
7. Pod, ispod Postavka šifriranja, odaberite jednu od sljedećih opcija
   • Nema šifriranja
   • Komprimirana enkripcija
   • Visoka enkripcija
8. Na dnu zaslona unesite zaporku koju ćete koristiti za otvaranje šifrirane PST datoteke (morate unijeti istu lozinku u oba okvira kako biste provjerili je li lozinku upisala onako kako ste namjeravali, inače nećete moći otvoriti vlastitu. datoteka)
   • Odaberite želite li ili ne Spremite ovu lozinku u popis lozinke
9. Klik u redu za dovršetak izvoza datoteka

(Uredio Andy O'Donnell)