31 Savjeti za manje sisanje e-pošte - glazba

E-pošta: Volimo je, mrzimo je, volimo je mrziti. No, budući da uskoro uskoro neće nikamo, tu smo da vam pomognemo da najbolje iskoristite to.

Od savjeta za napajanje putem pretrpane mape pristigle pošte do strategija koje će vam olakšati u prvom redu do pametnih načina kako sigurni da e-mail poruke koje šaljete imaju veliki utjecaj, imamo sve što vam je potrebno da pretinac pristigle pošte pretvorite u komunikacijska elektrana.

Ako želite: Čuvajte mapu pristigle pošte

1. Najlakši način za zaustavljanje dobivanja toliko mnogo poruka e-pošte je pretplata na one desetine biltena koje ste svojevrsno namjeravali pročitati - ali stvarno nikada ne. Unroll.me je apsolutno najlakši način za prepoznavanje tih dojilja u pristigloj pošti - i masovna odjava.

2. Ako pojedincima dobivate puno neželjene pošte, možete isprobati i BoxBe. BoxBe koristi ono što naziva personalizirani "Popis gostiju" kako bi osigurao da primate e-poštu od osoba koje su vam važne, dok će poruke bilo koga drugoga pregledavati u zasebnu "Listu čekanja". Svatko tko nije na vašoj listi gostiju primit će zahtjev za ovjeru njihove poruke prije nego je dostavljena u vašu mapu.

3. Pokušajte upotrijebiti automatski odgovor putem e-pošte - i to ne samo kad ste izvan ureda. Vaš automatski odgovor ne mora biti dug ili detaljan, ali brza poruka "Zdravo, primila sam vašu e-poštu i javit ću vam se kad budem mogla!" Poruka će prije zaustaviti nestrpljive davatelje prije slanja naknadnih e-poruka imao si priliku odgovoriti. Evo kako to postaviti.

4. Oduprite nagonu da odgovorite na svaki pravi način putem e-pošte. Kao što Alexandra Franzen objašnjava, „puno„ hitnih “e-poruka obično se rješava bez vaše pomoći. Odabirom da trenutno ne odgovorite, obučavate ljude da budu samopouzdaniji - dok stvarate razumna i realna očekivanja o tome koliko ćete brzo moći odgovoriti. "

5. Spriječite sljedeće poruke e-poštom tako da svoje poruke okončate jasnim uputama umjesto pitanja. Umjesto da kažemo: "Trebamo li se ponovno povezati sljedeći tjedan?" Pokušajte: "Nazvat ću vas u utorak ujutro da se ponovo povežete." Ako to ne uspije, primatelj će vas obavijestiti - ali u protivnom ste spriječili nepotrebno naprijed-natrag.

Ako želite: Smanjite vrijeme u kojem trošite e-poštu

1. Želite zadržati kratku i produktivnu svoju e-poštu? Obvezajte se da ćete svakoj poruci pružiti pet rečenica - ili manje. Postoji čak i web lokacija koja je stvorena za pomoć: Five.sentenc.es! Kao što je objašnjeno, "Odgovore prema e-pošti kao SMS poruke tretirajte koristeći zadani broj slova po odgovoru. Budući da je preteško brojati slova, umjesto toga računamo i rečenice. "Trebate savjet kako da stvari budu kratke, ali još uvijek pristojno? Elliott Bell ima nekoliko sjajnih savjeta.

2. Ako vam se stalno i iznova šalje e-pošta sa istim porukama, spremite predloške u mapu skice (ovdje ih treba započeti 27) ili iskoristite Gmail laboratorijski odgovor "Canned Responses" koji omogućuje spremanje bilo kojeg broja odgovora i jednostavno ih umetanje u vaše e-poruke. (Pogledajte kako ga postaviti, ljubaznošću Gadgetwisea.)

3. Slati puno poruka e-pošte s telefona? Isprobajte automatski tekst, alat koji vam omogućuje da upišete prilagođenu kraticu koja se zatim širi u potpunu zamućenje teksta. Na primjer, tipkanje "rl8" može se proširiti na "Ja kasnim", što je prikladno kada trčite na sastanak. (Evo kako ga postaviti.)

4. Ako vaš posao ne zahtijeva odmah odgovaranje na poruke e-pošte, postavite nekoliko puta svaki dan da provjeravate poštu. Ovo vrijeme može biti različito svaki dan, jednostavno mora biti namjerno (na primjer, danas ću izdvojiti od 9-10 ujutro da prođem kroz inbox, a zatim ću ga ponovo pogledati od 4-5).

5. Dodajte dvije oznake (ili filtre u Gmailu) u primljenu poštu: "brzi odgovor" i "zahtijeva usredotočeno vrijeme." Kada znate da imate solidan blok neprekidnog vremena, počnite s otvaranjem usredotočene mape vremena i odlučite koje ćete najviše koristiti treba riješiti. I sljedeći put kada vam ostane vremena nekoliko minuta dok čekate autobus ili u redu za kavu, otvorite svoju mapu "brzi odgovor" umjesto da provjerite Instagram.

6. Namjestite svoju e-poštu tako da se nakon što rješavate jednu e-poštu i pošaljete je ili izbrišete, preusmjeravate na sljedeću u svoju mapu za pristiglu poštu, a ne vraćajte se na popis e-poruka. (Za Gmail to možete učiniti putem opcije automatskog napredovanja u Gmail laboratorijima.) Time se smanjuje svaki put koji biste potrošili odlučujući na koju poruku obratiti pažnju sljedeću!

7. Trebate doći kroz hrpu e-pošte u kratkom vremenu? Isprobajte igru ​​e-pošte koja vam daje pet minuta da prođete kroz što više e-poruka i nagradi vas bodovima. Također se usredotočuje na rješavanje 10-20 poruka e-pošte odjednom, čineći vašu pristiglu bitku osjećajući veću brzinu.

Ako želite: Organizirajte svoju pristiglu poštu

1. Nemojte čuvati sve svoje e-poruke u pristigloj pošti - bilo ih obrišite, datoteke ili ih arhivirajte nakon što se njima riješi. Studija iz 2011. godine sa Princetonovog instituta za neuroznanost utvrdila je da "kada je vaše okruženje prepuno, haos ograničava vašu sposobnost usredotočenja." To se odnosi i na vaše virtualno okruženje; što više e-poruka možete vidjeti - čak i one koji više nisu važni - više vremena će vaš mozak podsvjesno provesti razmišljajući o njima.

2. Za ljude koji ne vole popise obveza, lako je rješenje (ili tako oni misle) korištenje mape pristigle pošte kao jedan. No, za istinske zadatke, poput "Stvaranje prijedloga za novog klijenta" ili "Najam uredskog ureda", vrijeme je da pronađete popis obveza koji radi za vas. Upotreba mape za pristiglu poštu kao obveza stavlja vaše vrijeme u tuđe ruke - sa svakom novom e-poštom stiže novi posao, bez obzira sviđa li vam se to ili ne. Ali svjesno dodavanje zadatka na svoj popis obaveza šansa je da odredite trebate li to zaista raditi odmah, umjesto drugog posla.

3. Možete upotrebljavati Gmail da biste neke e-poruke automatski preskočili pristiglu poštu. Na primjer, ako automatski platite račun za kabel, možete ga automatski arhivirati i dodati oznaku "Financijsko". Nećete ga nikada morati vidjeti, ali ako vam treba, znate gdje ćete ga pronaći. Govoreći o pronalaženju stvari …

4. Prije nego što pošaljete bilo koji e-mail, pročitajte ga radi pretraživanja. Što biste pretražili da biste kasnije pronašli tu poruku e-pošte? Jesu li te riječi u e-pošti? Možda želite promijeniti "Bilješke iz susreta s Jackom" u "Bilješke iz susreta iz kolovoza s Jackom Smithom iz Amazona".

5. U stvari, postoje komande za pretraživanje koje olakšavaju pronalaženje stare adrese e-pošte. Evo poglavlja o tome kako pronaći bilo koju e-poštu prema temi, temi, pošiljatelju i još mnogo toga.

Ako želite: Napravite hladnjak svoje ulazne pošte

1. Jeste li ikada poželjeli da na sve pristigle pošte možete staviti ljepljive bilješke? Prikladno nazvani Bilješke za Gmail omogućuje vam da zalijepite bilješke i oznake na bilo koju poruku e-pošte - zalijepite bilješke na nit e-pošte, na vrhu prikaza svojih e-poruka ili stvarno bilo gdje drugo u pristigloj pošti.

2. Gmail dodatak Izvjestitelj je san mrežnog osoblja: dodatak prikazuje podatke o vašim društvenim mrežama u kontaktima izravno u pristigloj pošti, tako da se možete povezati s njima na LinkedIn, Facebooku i Twitteru bez napuštanja Gmaila. Također možete vidjeti neuspjeli popis nedavnih poruka e-pošte od njih i snimiti privatne bilješke priložene njihovim adresama na vašem računu.

3. Kao Gmail na steroidima, Gmelius je proširenje za preglednike Chrome, Firefox i Opera koje uvelike poboljšava vaše Gmail iskustvo sa svime, od očišćenog sučelja (nema više oglasa!) Do mogućnosti blokiranja pratilaca e-pošte radi zaštite vaše privatnosti. Još jedna omiljena značajka je automatski gumb "Otkaži pretplatu" koji zamjenjuje Gmailov gumb "Neželjena pošta" kad god Gmelius otkrije popis e-pošte.

4. Znate one poruke e-pošte za koje znate da nećete dobiti kasnije, ali se plašite da ćete zaboraviti? Dodatak Boomerang, koji je trenutno dostupan za Gmail i Outlook, savršen je za rješavanje s njima. Možete zakazati adresu e-pošte da nestane i kasnije se vratite - kad budete spremni s njom rješavati - do tada će vam pristigla pošta biti jasnija. Boomerang vam također omogućava da zakažete e-poštu koja će vam biti poslana kasnije i postaviti ponavljajuće e-poruke.

5. Pogledajte Gmail laboratorije - što vam omogućuje isprobavanje dodataka na Gmail značajkama poput "poništi slanje" i pregledavanje kalendara izravno u pristigloj pošti. Idite u postavke usluge Gmail, a zatim kliknite na "Labs" da biste započeli.

6. Želite li potpisati ili poslati puno dokumenata i ugovora? Hellosign za Gmail omogućuje vam potpisivanje dokumenata i ispunjavanje obrazaca bez napuštanja pristigle pošte - pravi spasitelj života za one od nas koji mrze skenere, pisače i faks uređaje.

Ako želite: Pročitajte svoje e-poruke

1. Učinite prvih 50 znakova svake poruke što je moguće sažetijim i djelotvornijim, kaže Fast Company . Primamljiv otvarač čini puno vjerojatnijim da će vaši primatelji i dalje čitati.

2. Dugi blokovi teksta izgledaju zastrašujuće za čitanje, pa razmislite kako da vaš tekst učinite čitljivijim. Upotrijebite metke, popise, podebljane kratke odlomke i kratke odlomke. Imate problema s rezanjem? To bi mogao biti znak da se previše trudiš pokriti.

3. Ako u e-pošti naiđete na više od jedne točke ili postavljate više pitanja, obavezno ih izdvojite od ostatka pripovijesti tako što ćete ih staviti podebljanim bojama, istaknite ih ili rasporedite na popisu s popisa. Kontrast prirodno privlači pogled primatelja na meso poruke (dio koji im ne možete priuštiti!).

4. Sva pitanja koja postavite postavite što je moguće konkretnije. "Što mislite o prijedlogu?" Nije dobro pitanje. "Možemo li nastaviti s prijedlogom dobavljača od 20.000 dolara do petka?"

5. Nadate se da ćete uhvatiti šefa ili nekog važnog za manje naporan dan, ali ne znate njegov raspored? Izbjegavajte slanje e-pošte u utorak i četvrtak. To su dani pristiglih pošte ljudi s najvećom količinom, a ne želite da se vaša važna poruka izgubi u moru biltena, ponuda i druge prepiske.

6. Neka vaš broj predmeta bude stvar - što primatelju daje jasnu predstavu o tome što će se nalaziti u e-poruci. (Bonus: Ovo će vam također pomoći da lako potražite poruku u pristigloj pošti ako vaš primatelj nazove da razgovara, a ne da se vraća preko e-pošte.)

7. Istraživači iz Carnegie Mellon otkrili su da najučinkovitije poruke e-pošte imaju teme koje privlače jednu od dvije stvari: radoznalost (sjajno ako se bavite marketingom) ili korisnost (vjerojatno najbolja za sve nas). jednominutni videozapis da biste saznali više.

8. Želite doista osigurati čitanje vaših poruka? Chrome proširenje MailTrack omogućuje vam da vidite hoće li i kada su ljudi čitati vaše e-poruke. A ako primijetite da sjedi nepročitano? Pogledajte ove savjete za praćenje pravog puta.