Ako napravite ispravno, virtualni video sastanci - konkretno Google Hangouts - mogu okupiti udaljene timove, osigurati da se svi nalaze na istoj stranici i omogućiti svima da budu uključeni bez mračne atmosfere u konferencijskoj sobi (tko ne voli hlađenje na kauču za sastanak?).
Ali kad učinite pogrešno? Google Hangouts može biti veliko gubljenje vremena, a da ne spominjemo izuzetno uznemirujuće i neugodno (pauze od 15 sekundi nikada nisu zabavne).
Želite imati učinkovit i uspješan Google Hangout koji neće svakoga iznenaditi? Evo nekoliko ključnih stvari koje morate imati na umu.
1. Planirajte onako kako biste željeli za bilo koji drugi sastanak
Općenito, samo zato što fizički ne morate biti u uredu za sastanak ne znači da možete odustati od pripreme. Uostalom, i dalje želite da vaš sastanak prođe što brže (i bolno).
Značenje: Napravite plan igre. Ako pokrećete Hangout, prije toga pošaljite svima kratak dnevni red kako bi znali što ih očekuje i što pripremiti. Ako ne vodite sastanak, sugerirajte osobi koja će to učiniti tako da on pošalje kratku e-poštu s glavnim točkama razgovora. Jednom sam sjedio u virtualnom sastanku, gdje je osoba koja je vodila zaboravila reći drugom osoblju da unaprijed nađe određeni (i vitalni) dokument, tako da je ta osoba provela 20 minuta tijekom sastanka pretražujući ga u pristigloj pošti. Napada nas ostale da nespretno sjedimo za računalom i ne znamo što da radimo.
Ali ovo lako izgubljeno vrijeme možete lako izbjeći tako da svi znate što bi trebali donijeti sa sobom prije vremena i spreman je sudjelovati čim se prijave.
Mali savjet: Upotrijebite značajku za chat Google Hangouta s desne strane zaslona kako biste brzo zapisali dnevni red na koji se mogu pozivati svi. Ne mora biti detaljno, ali može djelovati kao znak da svi budu u tijeku i usredotočeni.
2. Prethodno razgovarajte o formatu
Google Hangouts može biti puno nespretniji od osobnih sastanaka. Kad vi i gomila ljudi fizički sjedite u sobi, lako je odabrati prijedloge tijela da otkrijete tko će sljedeći govoriti ili kakav je opći osjećaj sastanka. Ali kad sjedite za ekranom računala i ne možete vidjeti ništa osim lica osobe? Sasvim je teže.
Opet, puno neugodnosti može se umanjiti ako svi unaprijed znaju format sastanka. Hoće li jedna osoba razgovarati puno više od svih ostalih? Zamolite ostale članove sastanka da uđu u Hangout s isključenim mikrofonima. Je li sesija okrugli stol brainstorm? Obavijestite ljude kojim redoslijedom će ih trebati predstaviti da ne morate imati posla sa svima koji razgovaraju jedni s drugima ili onim dugim, neugodnim stankama "Pa, tko želi ići dalje?" Zastaje. (To su najgore.)
3. Koristite Google Hangout aplikacije
Mnogi ljudi nisu svjesni da par ikona može biti spasitelj života na sastanku, pogotovo ako to pokušavate učiniti što je brže moguće.
Vidite tu malu ikonu mikrofona? To je tipka za isključivanje Upotrijebite ga ako u vašoj okolini bude bučno ili ako nešto kucate dok drugi pričaju. Izvrsna je ljubaznost prema ostalim ljudima u vašem Hangoutu.
Uz to, ako ste na sastanku na kojem svi istovremeno pokušavate pogledati dokument ili web stranicu, upotrijebite opciju za snimanje zaslona Google Hangouta. Bio sam u previše Google Hangouta gdje mnoštvo ljudi pokušava pogledati istu web stranicu na vlastitim računalima (i, na taj način, ne obraćajući pažnju na Hangout), i u tim situacijama ovo je božji dar.
Google također ima mnoštvo drugih aplikacija posebno za Hangout, pa svakako pogledajte i pogledajte što bi moglo najbolje funkcionirati za vaš tim. Od virtualne bijele ploče koju vaši suradnici mogu privući za sesiju mozga, do čudne male aplikacije koja svima daje brkove i smiješne kape, možete pronaći sve što vam treba da učinite svoj Hangout produktivnijim i zabavnijim.
Općenito, sastanci u Google Hangoutu mogu biti jednako učinkoviti (ako ne i više) od osobnih sastanaka; oni samo prethodno malo vježbaju i planiraju. Ali ako uspijete privesti sve na istoj stranici, bit će to nesmetano, nesmetano jedrenje.
