Nazovite to proizvodom užurbanih rasporeda, povećanjem tehničke povezanosti ili prženim rasponima pažnje, ali iz bilo kojeg razloga, kada okupite skupinu na sastanak, gotovo svi imaju teško ometanje pažnje i pridržavanje zadatka. Zapravo, 47% zaposlenika navodi poremećene suradnike kao najveću prepreku za produktivne sastanke.
Ako svoj posao shvaćate ozbiljno, vjerojatno već dajete sve od sebe da pokažete angažman: aktivno slušanje, uvijanje kad je to prikladno i držanje telefona sa stola. No čak i kada vam je dobar stil etiketa pri vrhu, lako je kliznuti u loše navike.
Kako biste ostali u milosti svojih suradnika i izvukli nešto dragocjeno iz svakog sastanka, morate provjeriti sljedeće.
1. Ne uspostavljanje kontakta s očima
U ovom trenutku, važnost uspostavljanja kontakta očima tijekom sastanka gotovo je postala kliše - ali s dobrim razlogom. Održavanje pokazuje angažman, interes i poštovanje. Čak se pokazalo da povećavate svoju samosvijest. U početku bi vam se moglo činiti nelagodno, ali postoje toni jednostavnih hakova da poboljšate kontakt očima bez puzanja ljudi s pogledom jelena u glavi.
Jedan od mojih najboljih savjeta je osigurati da postavljanje vašeg sastanka pogoduje za kontakt očima s početka: Pokušajte organizirati svoju grupu u krug ili polukrug kako bi se svi mogli vidjeti bez naprezanja. Čak i ako se netko ne nalazi u istom fizičkom prostoru kao i vi, važnost kontakta očima još uvijek vrijedi.
Da biste smjestili sudionike koji pozivaju putem video poziva, postavite kameru na način koji je unutar vaše prirodne vizualne linije tako da izgledate kao da vas gledaju jedan u oči dok govorite.
2. Korištenje prijenosnog računala
Upotreba prijenosnog računala često počinje s najboljim namjerama: bilježkama, dohvaćanjem relevantnih podataka na mreži i tako dalje. Ali previše je jednostavno preći od prepisivanja sastanka do pokušaja da otkrijem naziv te pjesme koja ti se sinoć zaglavila u glavi, a da je nisi ni shvatio. Zato preporučujem potpuno izbjegavanje prijenosnih računala. Mnoge stvari koje se obično rade na jednom lako se mogu napraviti ručno, poput bilježaka na papiru ili razmjene podataka na ispisanoj proračunskoj tablici. Ali ako je računalo apsolutno nužno, još uvijek možete smanjiti njegovu upotrebu. Na primjer, kad prođete kroz prezentaciju, potaknite zvučnika da dijeli ekran na televizoru kako bi svi mogli pratiti dalje.
Čak i ako vaš organizator sastanaka nije strogo zabranio prijenosna računala, ostavljajući ga za stolom ili držeći zatvorenim dok se fokusirate na dnevni red pomaže vam da zadržite nepromišljene distrakcije (da ne spominjemo obavijesti putem e-maila i chata). Uz to, odbacivanje bespogovorno će sigurno ostaviti pozitivan dojam na vaše suradnike i možda ih potaknuti na isto.
3 Sudjelovati na nerelevantnom sastanku
Tri su stvari u koje možete biti sigurni u životu: smrt, porezi i nepotrebni poziv na sastanak. I dok je tako jednostavno samo kliknuti "Da" na pozivnici i pojaviti se samo zato što su vas pitali, zapravo radite uslugu svojim suigračima. Kad nemate udjela u sastanku, nailaziti na nezainteresiranost praktički je neizbježno. Mnogo je bolje ostati za svojim stolom i biti produktivan nego pokazati se i izgledati dosadno.
Da biste se borili protiv toga, budite sigurni da znate o čemu se radi, zašto vas organizator želi tamo, što (ako ništa drugo) trebate pripremiti unaprijed i što ćete se nadati do kraja. Imajući ovaj kontekst lakše vam je odlučiti hoće li sastanak zaista imati koristi od vaše nazočnosti ili biste bolje provodili vrijeme negdje drugdje. Te se informacije često uključuju u dnevni red ili u samu pozivnicu za sastanak, ali ako ne, slobodno se prethodno prijavite s organizatorom sastanka. Ako odlučite da vam prisustvo nije potrebno, pristojno objasnite svoj izbor organizatoru. Ako se pravilno nosite, vjerojatno će cijeniti vašu iskrenost.
U određenoj mjeri, odvraćanje pozornosti samo je dio čovjeka. Nitko ne može pratiti 100% vremena, a to će biti očito na sastancima, s vremena na vrijeme. Ali ako se ikad nenamjerno prepuštate svakom sastanku, bez ikakve ideje zašto ste bili tamo, vrijedno je uvesti neke promjene u svoju rutinu.
