U posljednje vrijeme sve sam češće telefonske pozive vezane uz posao koji su, iako sam sa pametnim ljudima, ostavili loš dojam. Svakako, pozivi izgledaju prilično jednostavno, ali ništa od tehnoloških nedostataka koji su se mogli izbjeći do lošeg upravljanja vremenom može zaista utjecati na dojmove klijenata i kolega o vama (da ne spominjemo vašu produktivnost).
Dakle, kao što postoje nepisana pravila za e-poštu i sastanke, iscrtavam smjernice za poslovne telefonske pozive i konferencijske pozive koje bi svi trebali slijediti. Evo za produktivnije (i manje dosadne) pozive zauvijek!
Prije dogovora dogovorite se koja osoba zove koga i na koji broj. Tri minute nakon slanja e-pošte trebalo bi započeti s "kamo da vas nazovem?" gubi svako vrijeme.
Ako općenito tražite nekoga drugoga, ponudite se da ga nazovete. Ako pomažete nekome drugom, zamolite tu osobu da vas nazove kako ne biste morali nikoga potjerati.
Zakažite poziv za potrebno vrijeme i zapamtite da to može biti pet, 10 ili 20 minuta. Ne biste trebali zaokružiti na najbliži porast od 30 minuta.
Ako unaprijed znate da ćete zakasniti na poziv, obavijestite drugu osobu putem e-pošte i ponudite da je nazovete kada budete spremni.
Ako se osoba koju zovete ne pokupi, ne ostavljajte poruku prvi put. Pokušajte ponovo 1-2 minute kasnije, a ako se on ne javi, ostavite poruku i također e-poštom, dajući mu do znanja da ste je nazvali i da navedete koliko će vam vremena biti na raspolaganju. Ne zovi više nakon toga, osim ako nije hitno.
Ako više od dvije osobe razgovara, unaprijed postavite poziv. Postoji puno besplatnih usluga, poput UberConference, koje pomažu u tome.
Održavajte poziv što je moguće manje ljudi i pobrinite se da svi tamo zaista budu potrebni. Što je više ljudi na liniji, manje svi obraćaju pažnju.
Obavezno primajte poziv s mirne lokacije s dobrim signalom. Korištenje kopnenih linija kad god je to moguće pomaže u izbjegavanju problema sa signalima.
Ako vas netko uhvati na bučnom mjestu, obavijestite ljude da će vam zvuk biti isključen osim ako ne govorite. To je respektabilna stvar.
Ako ne zovete s telefona koji redovito koristite, obavezno to znate. To je posebno važno kada se koristi nepoznati uredski telefonski sustav.
Ne preporučujem upotrebu slajdova za predstavljanje nečega na pozivu, osim ako ne radite demonstraciju, ali ako jeste, nemojte ih slati e-poštom. Umjesto toga, koristite uslugu dijeljenja zaslona poput GoToMeeting ili Screenleap kako biste osigurali da ljudi ne zaviru, skoče naprijed, a zatim prestanu obraćati pažnju.
Ako koristite uslugu dijeljenja zaslona, prije početka poziva provjerite da li funkcionira i da li će kolege imati instalirano sve što bi im trebalo prije poziva.
Ako se prvi put susrećete s ljudima ili stvarno želite da ljudi obrate pažnju, razmislite o video konferencijama.
Baš kao sa sastancima, počnite na vrijeme. Čekanje da nevoljnici samo ih ohrabruju.
Ako se pridružujete konferencijskom pozivu, odmah se predstavite kako se nitko ne čudi što ste tri minute slušali ono što su mislili da govori jedan na jedan.
Ako se netko pridruži kasno, nemojte ga uhvatiti. Gubi svako drugo vrijeme. Potaknite ovu osobu da na kraju poziva s nekim da vidi što je propušteno.
Dajte pregled tko ste i zašto zovete u prvih 120 sekundi nakon poziva, a zatim odredite svoj dnevni red ili cilj. Ostali ljudi na pozivu trebali bi odmah znati što želite od njih.
U prvih nekoliko minuta svakog poziva potvrdite koliko dugo svi moraju razgovarati kako biste u skladu s tim mogli upravljati razgovorom.
Ako imate više od tri osobe na liniji, organizator bi trebao brzo nazvati da se uvjeri da su svi tu i predstaviti ih na kratko, ako je moguće.
Bavite se pojedinačnim upoznavanjima samo ako će to pomoći poslu, i to uključite u svoj dnevni red. U protivnom ćete izgubiti puno vremena.
Ako se o pozivu ne radi o dijeljenju vaše stručnosti, ne biste trebali razgovarati više od 70% vremena. Ako je mnogo ljudi na liniji, taj broj pada na 25%.
Neka vaše rečenice budu kratke i redovito se pravite između ideja. To će omogućiti ljudima da uskoče ili postave pitanja.
Ako ste organizator poziva, vaš je posao pozvati ljude da sudjeluju ako ne razgovaraju, a netko drugi monopolizira razgovor.
Koristite tipku za isključivanje zvuka strateški. Ako ste isključeni za 90% poziva, vjerojatno nećete potpuno obratiti pažnju.
Nemojte biti osoba koja provjerava e-poštu i treba vam postaviti pitanje koje bi trebalo ponoviti. Ako tijekom većeg broja poziva naiđete na provjeru e-pošte, prejaki su ili ima previše ljudi ili vam ne treba biti u njima.
Pet minuta prije kraja poziva upozorite sve da se završavaju i pitajte postoje li neka pitanja. Ne dopustite da se pregazi ako je to uopće moguće - to je nepoštivanje vremena drugih ljudi.
Pratite sljedeće korake u toku poziva i slajte ih e-poštom nakon toga kao podsjetnik.
Reci nam! Koje je vaše omiljeno pravilo telefonskog poziva? Bilo što što smo propustili?
