Ponekad nema ništa neugodnije od zatajivanja putem e-pošte. Provodite vrijeme skupljajući promišljenu poruku, a događa se jedna od sljedećih stvari:
- Druga osoba uzvrati kratkim odgovorom, zbog čega se postavljate pitanje da li je čak i vaš.
- Oni pišu nešto kripto i tako da nemate pojma što misle.
- Uopće ne odgovaraju.
U ovom trenutku ste spremni potpuno zakleti e-poštu - i jedino što vas zaustavlja je znati da je to potpuno nerealno.
Dakle, evo boljeg iskorištavanja svog vremena: Pregledajte što ste napisali i provjerite hoće li možda izazivati ovaj lanac događaja.
Ne kažem ovo da bih se osjećao loše (a uistinu bi moglo biti da dobivate bezvrijedan odgovor bez vlastite krivnje).
No, vrijedno je ispitati što šaljete; jer ako nađete način da ojačate svoje poruke, odjednom ćete imati puno veću stopu povratka onoga što vam treba. I to je jednostavno kao pretvarati se da ste primatelj i postavljati sljedeća dva pitanja:
1. Zašto ovo primam?
Činjenica: prosječna osoba provede 1/3 svog radnog dana provjeravajući e-poštu. I tako, neće svaka pojedinačna poruka privući njihovu punu pažnju. (Razmislite o tome: Imate li tendenciju samo prekrivati one grupne e-poruke koje su upućene svima?)
Potpuno je u redu poslati opće ažuriranje ili FYI bez odgovora. No, kako postoje takve vrste poruka, kada s određenim razlogom šaljete i šaljete e-poštu određenoj osobi, to želite jasno i brzo učiniti.
Bilo koji jednostavan način da to učinite je da postavite jasno pitanje, i nakostrijebite ga prema vrhu. Razmotrimo sljedeća dva primjera:
opcija 1
Opcija 2
Najbolje,
Kao što možete reći, druga se inačica razlikuje samo početnom linijom, ali jasno daje do znanja da je ovo više od generalnog ažuriranja koje nije potrebno nakon praćenja. Polažući bilješku svom cilju (umjesto da samo zaključujete s njom), suradniku olakšavate da vidi da želite to čuti od njih prije nego što krenete naprijed.
2. Što trebam učiniti dalje?
Naletjeti na "Volio bih da vaše misli o drugoj promjeni koju sam napravio …" postiže i drugi cilj. Također čitatelju govori upravo ono što tražite: povratne informacije o određenoj točki.
Ne mogu ovo dovoljno naglasiti, jer je isticanje sljedećeg koraka druge osobe ključno za dobivanje odgovora koji tražite (i spašava vas od onog nespretnog trenutka kada, umjesto onoga što trebate, dobijete tonove ideja nešto što ste već odlučili).
U svakom e-mailu koji pošaljete treba biti redak poput ovog:
- Volio bih da razmišljate o / što mislite o tome?
- Potrebno mi je da krenem naprijed sa.
- Samo ovo šaljem na vašu referencu: Ne treba ništa poduzeti.
- Željela sam podijeliti, samo da imate ažuriranje.
- Možete li poslati zahtjev za prijavu?
Dobro napisane poruke e-pošte mogu vam pomoći da budete produktivniji, štedeći vas od sastanaka i telefonskih poziva koje ste uspjeli obaviti u nekoliko kratkih odlomaka. Da biste ih učinili još učinkovitijima, samo imajte na umu što će druga osoba misliti kad ih primi i unaprijed odgovoriti na njihova ključna pitanja.
Nadahnuti za pronalazak još više načina za poboljšanje svoje e-pošte? Evo tri članka koja treba provjeriti sada:
- 10 načina za pisanje bolje e-pošte
- Urednikov vodič za pisanje smiješno dobrih poruka e-pošte
- Iznenađujući trik za pisanje e-poruka koje dobivaju odgovore
