15 Pravila internetskog chatanja sa suradnicima - muza

Ah, Slack! Sve popularniji alat (zajedno s HipChatom i Google Chatom) tvrdi kako povećavaju suradnju i smanjuju e-poštu unutar ureda. Iako to može biti istina, to može biti i hiper-ometajući, neprimjeren način komunikacije, a ja čujem i čitam sve više i više gunđanja o tome kako timovi nisu učinkoviti koliko bi trebali biti.

Vjerujem da je većina ovih pitanja posljedica činjenice da novi skup društvenih normi još nije utvrđen i internaliziran kako bi izvukao maksimum iz ovih strašnih novih komunikacijskih alata. Dakle, u duhu e-pošte, telefona i pravila sastanaka, evo 15 pravila digitalne komunikacije za život:

Govoriti pitanje je lako - u stvari previše jednostavno. Stoga prije nego što to učinite, provjerite da niste samo lijeni i izbjegavajte pronaći odgovor za sebe. Sljedeći put kada želite postaviti svom kolegi „super brzo pitanje“, postavite sebi ova dva pitanja: Mogu li to Google? Mogu li to pronaći u našem internom pogonu ili dokumentima?
Ako je netko izvan mreže ili koristi status "Ne uznemiravaj", smatra to zatvorenim vratima ureda. Obavijestite svoje kolege samo ako je to problem zbog kojeg ćete upasti u njihov ured, jer to učinkovito činite. Uz to, kad ne želite da vas uznemiravaju, jasno pojasnite što je češće moguće tako što se odjavite ili omogućite DND.
Ne treba vam odgovor danas? Tada biste uvijek trebali slati e-poštu umjesto chata. Razgovor znači “trebam ovo sad.” Trebate odgovor već danas, ali i trebate li pokriti puno terena? Ako bi odgovor potrajao više od pet minuta, uvijek biste se trebali odlučiti za e-poštu. To daje ljubaznosti vašem kolegi da odluči kada će prekinuti njegov rad na rješavanju vašeg problema.
Znajte, kad kažete „Imate minutu?“ (Ili bilo koju varijaciju istog), vi zapravo kažete „trenutno ću vam zauzeti vrijeme.“ Jer odgovor koji ćete gotovo uvijek dobiti je obično „Da, što ima? ", a stvarnost je da je osoba bila usred nečeg drugog. Umjesto toga, pokušajte: "Kad imate minutu, volio bih nešto od vas odbiti. Bez žurbe!"
Slično kao u e-pošti i tekstovima, ton se može teško procijeniti putem chata. Dakle, uvijek dajte ljudima koristi od sumnje i pretpostavljajte dobre namjere. Mislite da su snajperski ili sarkastični? Ponovno pročitajte poruku ugodnim tonom i osmijehom kao ček. S druge strane, ako ste zabrinuti da bi vaša poruka mogla biti pogrešno protumačena, dodajte GIF ili emoji kako biste jasnije objasnili svoje namjere.
Baš kao što je najgori odgovor cijeloj tvrtki, gadno je slanje chata koji je važan samo nekolicini ljudi 50 suradnika. Dakle, kada raspravljate o tome tko se treba petljati, u početku petljajte malo.
Ako je najava na koju se želite obratiti, koristite e-poštu. Izuzetak je ako vaša tvrtka redovito koristi prikvačene chatove i svi znaju kako koristiti tu značajku i gdje tražiti ključne informacije.
Upotrijebite alate i dodatke za brži razgovor. Na pitanje "Jesu li svi slobodni za zajednički ručak u četvrtak?" Otvara se mnoštvo odgovora i naprijed i natrag. Jednostavni dodatak za glasovanje poput Simple Poll-a brine se o tome dobro i svu tu buku smanjuje na jednu poruku:

Uvijek vodite nijanse ili tvrde razgovore osobno. Ili, ako to nije moguće, učinite to telefonskim ili video chatom - što uključuje konstruktivne povratne informacije, pregovaranje i pregled projekata.
Naučite kako čitati između redaka u razgovoru. Zbog toga što tako neobavezno razgovaranje olakšava sikanje s teme, događa se puno. (I u redu je! Prekidi su dobri!) Ali ako primijetite da dominirate razgovorom ili opskrbite 75% GIF reakcija, to vjerojatno znači da nije najbolje vrijeme za drugu osobu.
Nemojte pretpostaviti da je netko vidio vašu važnu poruku u grupnom chatu. Ako nešto želite 100% da netko (ili svi) vide, umjesto toga pošaljite e-poštu.
Ako razgovarate s grupom, a ona se pretvori u konvoj jedan na jedan da cijeli kanal ne treba biti tajan (ili ne bi trebao biti), premjestite raspravu. Čak i ako nije povjerljivo, često je najbolje da se razgovori odvoje od grupe.
Ako ured trenutno nije zapaljen, pokušajte malo vremena reći nekome "zdravo, kako ste?" Prije nego što krenete u razgovor. Učinit će da sve što kažete prođe mnogo mirnije.
Ako razgovor ne zahtijeva izravno vaš doprinos, nemojte se pritisnuti da biste se oglasili ako ste zauzeti. I, na istoj napomeni, ako ste zauzeti, ne odvlačite pažnju prateći svaki razgovor.
Napokon, ovo posljednje nije u stvari pravilo, samo podsjetnik. Čak i ako vaš šef ne sudjeluje u nasumičnim, glupim grupnim čavrljanjima, još uvijek ga može promatrati. A ako se mučite da na vrijeme dovršite zadatke, on ili ona neće biti oduševljeni kada će vidjeti koliko ste aktivni. Zato se zabavite, cijenite to što radite za tvrtku koja prepoznaje dobar GIF, ali i da svoj posao obavite.