Nazovite me ludom, ali uvijek sam više volio spavati kofein. Ali s pogrešnim rasporedom i kratkim rokovima, savjetovanje za konzultanta nije šest ili više sati dnevno po noći - samo pitajte bilo koga od mojih kolega s dijetom od sode i kave ovisnika. Između zahtjevnog posla i još zahtjevnijeg kućnog života, provodio sam puno vremena pokušavajući razne hajke za produktivnost da izvučem onoliko koliko mogu svakog dana.
Moj omiljeni alat za dovršavanje stvari? 10-minutni tajmer na mom telefonu.
Moje „10-minutno pravilo“ prilično je jednostavno: Svaki zadatak na vašem popisu obveza trebao bi trajati najviše 10 minuta. Ako vam treba duže od 10 minuta, trebali ste ga raščlaniti na manje zadatke ili prenijeti nekom drugom. Ključ ovog pravila je u njegovom izvršavanju, što znači podešavanje timera na vašem telefonu da se isključi nakon 10-minutne oznake. Razina brzine i usredotočenosti koje vam ovaj dan donosi nije ništa od zapanjujuće.
Kada prvi put izazivam svoje timove da sprovedu desetominutno pravilo, obično se susrećem sa skepticizmom. Pitanja poput: "To je suludo - mogu li doista izgraditi ovaj veliki Excel model u koracima od 10 minuta?" I "Hoćete li mi reći da to radite i u kućnom životu, uzimajući 10-minutne tuševe i 10-minutne vježbe? ”Obiluju. (Uzgred, odgovor na oba ova pitanja je "da!")
Želite pokušati? Evo tri savjeta kako 10-minutno pravilo funkcionirati za vas.
1. Delegat
Daleko, najučinkovitije sredstvo za pronalaženje dodatnog vremena u vašem danu je nadoknađivanje stvari na vašoj listi obaveza što netko drugi lako može napraviti za 10 minuta ili manje. Na primjer, imam vrlo uspješnog i cijenjenog kolegu koji tvrdi da je njegov uspjeh ono što „govori„ da „svemu, ali samo izvršava zadatke koje samo on najbolje može.“ Sve ostalo, delegira on.
Povlačenje nije tako lako kao što zvuči. Može vam biti teško odustati od zadatka kad se bojite da rad druge osobe neće biti tako dobar kao vaš. Korisno je zapamtiti da je „učinjeno bolje nego savršeno“, a jedini način na koji ćete napredovati u karijeri je ako se prepustite stvarima koje ste savladali i suočite se sa novim izazovima. Još jedna promjena razmišljanja koja mi je pomogla bila je uviđanje da delegiranje stvara prilike za druge. Sada aktivno razmišljam o tome koje zadatke i projekte mogu stvoriti za svoj tim koji će im pomoći da nauče, rastu i napreduju u karijeri (što povoljno pomaže i da očiste moj tanjur). (Evo još nekoliko savjeta za delegiranje.)
Jedan od izazova s kojim se najviše susrećem kod ljudi koji imaju poteškoće u delegiranju - posebno onih koji su na početnim pozicijama - jest taj što zaboravljaju da mogu i trebaju delegirati. Ako vam je neugodno tražiti od supervizora ili nadređenog da nešto poduzmu, pokušajte ovo: Počnite tako što ćete ukazati na to što radite i pozicionirajte svoje “pitaj” kao zahtjev za pomoć. Na primjer, umjesto: „Moram nazvati voditelje tima“, mogli biste reći „radim na izvlačenju podataka za ovu analizu - da li bi bilo moguće da mi pomognete ako nazovete druge voditelje tima?“
Kao menadžer vam mogu reći da se prečesto molim da moji timovi delegiraju nešto za mene i volim kad mi stvore prilike da pomognem.
2. Pronađite lak, 10-minutni zadatak
U početku ste možda skeptični, ali jednostavnom promjenom načina uokvirivanja zadataka vidjet ćete da se gotovo sve može podijeliti na 10-minutne zadatke. Trebate istražiti novu temu? Započnite s 10 minuta Google skeniranja članaka, nakon čega slijedi 10 minuta prikazivanja svega što znate i prvih nekoliko pitanja na koja još uvijek morate odgovoriti, a zatim 10 minuta svakog pozivajući ljude da dobiju savjet o odgovoru na vaša otvorena pitanja (bonus bodovi ako bili ste dovoljno pametni da primijetite da je telefonski poziv oblik delegiranja!).
Evo ga! Upravo ste stisnuli zadatak koji je u protivnom možda ostao satima na 30 minuta.
Ovaj pristup djeluje i nakon više sati. Imam kolegu kojeg je toliko zaintrigiralo pravilo 10 minuta i kako joj je to pomoglo tijekom radnog vremena da je odlučila isprobati ga kod kuće. Izvadila je tajmer nekoliko ujutro kako bi odredila svoju rutinu prije rada, i s 10-minutnim tušem, 10-minutnim doručkom itd. Otkrila je da je u stanju smanjiti svoje standardno vrijeme za pripremu, trgujući umjesto toga, za željeni san. Nikad nije mislila da je moguće istuširati se za 10 minuta - sve dok to nije isprobala i shvatila da je zapravo prilično jednostavno!
3. Koristite taj timer
Korištenje vremenskog mehanizma presudan je dio pravila, zato ga ne zaboravite. Kao što svi u poslovnom svijetu znaju, "radimo ono što mjerimo".
To vrijedi i za 10-minutno pravilo - morate koristiti tajmer ili sat kako biste pratili koliko dugo trošite na stvari. Pametni telefoni olakšavaju to s ugrađenim aplikacijama za odbrojavanje vremena, ali bilo koji sat s minutu ruku će to učiniti. Što god radili, ne pogađajte - jer ako vam otprilike 10 minuta uvijek postane 20, ne povećavate svoju produktivnost.
Ponekad ćete potrošiti manje od 10 minuta na zadatku (više vremena unazad - da!), A ponekad će se oglasiti taj alarm i još uvijek ćete biti na telefonu (ne, ne predlažem da samo spustite slušalicu kad se alarm ugasi). Nemojte se loše osjećati kada ste prevalili to - samo zabilježite to sljedeći put.
Na primjer, ako se jedan suradnik skloni žuriti, predgovorite sljedeći razgovor govoreći joj da imate 10 minuta mozga. Što ako stvarno trebate više vremena? I to je u redu: Praćenje provedenog vremena pružit će vam uvid u to kako radite, tako da možete planirati svoj dan sljedeći put bolje.
10-minutno pravilo na djelu
Jedan od mojih najdražih primjera ovog pravila na djelu dogodio se prije nekoliko godina kada je tim na kojem sam radio primio užasan telefonski poziv od 16 sati od klijenta koji je preusmjerio posao koji ćemo predstaviti sljedećeg jutra. Uh, toliko za opuštajuću večer!
Bila su uključena dva velika djela, pa smo podijelili naš tim od četiri na pola. Svaki od naša dva pod-tima imao je približno isti broj PowerPoint dijapozitiva za preuređenje, sa sličnim količinama analiza, tako da je trebalo da nam prođe približno isto vrijeme.
Rekao sam svom suigraču da zaista želim završiti do 18 sati kako bismo mogli ići na večeru, a on se složio, ali sumnja u našu sposobnost da to učinimo. Dakle, zbrojili smo stranice, podijeljeni s preostala dva sata u danu i ustanovili da bismo, ako postignemo stopu od 10 minuta po stranici, imali dovoljno vremena da je dovršimo - plus međuspremnik za sve što se pokazalo biti posebno lukav. Reenergirali smo se, razdvojili smo stranice, postavili timer i započeli rezanje. Da bismo iz nje napravili igru, na ploči smo držali broj stranica koliko je svako od nas ispunio ispod ili preko 10-minutnog traga.
U 18:00 smo bili gotovi - i osjećali smo se zaista dobro. Drugi tim koji nije koristio 10-minutno pravilo? Završili su oko 9.
Izazov je na. Za sljedeći zadatak danas izađite iz vremena i isprobajte sami. Sat otkucava!
