U vremenu kada su aplikacije za produktivnost i više zadataka novo normalno, ljudi se često pitaju što je moj „tajni umak“ za toliko mnogo posla. Premda beskrajni naporni napori mogu stvoriti čvrstinu, to također može dovesti do izgaranja - najproduktivniji radnici na svijetu nisu oni koji rade 18-satne dane i hvale se s njima u petak navečer.
Ako želite postati visoko produktivna osoba, u poslu ili u životu, mogu vam preporučiti samo jedno: Naučite delegirati. Snaga nije samo u iskrcavanju zadataka, nego u stjecanju snage za odabir onoga što jest - a ne - vrijedno vašeg vremena.
Ova epifanija došla je do mene dok sam bio na fakultetu, gdje mi je korištenje virtualnih pomoćnika omogućilo da dodijelim aspekte svoje male internetske tvrtke, istovremeno istovremeno sudjelujući u dijelovima poslovanja u kojima sam stvarno uživao. Sastavio sam popis svih stvari koje sam volio raditi, ili sam znao da trebam raditi sam, a ostalo sam dodijelio. Bio sam zakačen!
Zapravo u to toliko vjerujem da sam osnivač i izvršni direktor tvrtke Zirtual, tvrtke koja povezuje zauzete ljude s virtualnim pomoćnicima. Nadam se da će - iako vam se delegiranje čini zastrašujuće ili nepoznato - ubrzo ćete otkriti da je to brz put do povratka onome što najviše volite!
1. Učinite stvari opipljivim
Nacrtajte svoje ciljeve, ciljeve i očekivane ishode po danu, tjednu, mjesecu i tromjesečju. To će vam dati predstavu o izazovima sa kojima se susrećete s vašim timom i, na kraju, o cjelokupnim ciljevima organizacije.
Iskrcavanje popisa obveza je više od samo olakšavanja vašeg tereta. Delegacija govori o osnaživanju jer pruža svom timu priliku da se razvija kao individualni lider - na isti način na koji vam omogućava da budete snažniji menadžer.
Kao i u školi, posao ima svoje formalnosti: Neki se projekti moraju dovršiti na specifične načine. Kao snažni vođa možete zadržati istu formalnost a da vas se ne smatra mikromanagerima. Jedna je mogućnost zakazivanje pojedinačnih tjednih privatnih sastanaka kako bi se raspravljalo o dnevnom redu, ciljevima i napretku u tjednu. Druga je izrada smjernica kako očekujete da izgleda gotov projekt. Iako definitivno možete uključiti predložene korake, neka zaposlenici pronađu svoje vlastite metode za njihovo postizanje.
Za menadžere koji se boje delegacije, ovo će vam pružiti priliku da pažljivo nadgledate projekte, a istovremeno svom timu pružite prostor za upravljanje njihovim vlastitim zadacima.
2. Ne zaboravite da je izaslanstvo bez povjerenja čuvanje djece
Kada zaposleniku dodijelite zadatak, važno je staviti vremena na to da ga postavite za uspjeh kako ne bi došlo do upravljanja mikroaparatima. Ljudi će se pojaviti na zahtjevima zadatka ako im pružite priliku da to urade. Ako vas predaja važnog zadatka (i to će biti ako je to onaj na kojem ste osobno radili), počnite polako. Najprije dodijelite dio zadatka ili započnite s manjom odgovornošću. Jednom kada vidite da je vaš zaposlenik sposoban - a on sigurno jest - osjećat ćete se ugodnije predati ga više.
Prepustite se ideji da možete sve - ne možete. Uzmite ovo kao test poniznosti i prihvatite činjenicu da ne možete uspješno upravljati timom bez preopterećenja. Uprava se često naziva uredom čuvanja djece, ali to je apsolutno u vašoj kontroli, a prvi korak transformacije u istinskog vođu je dodjela odgovornosti.
3. Osvojite svoj strah
Strah od delegiranja pokazuje se na mnogo načina. Omanjivanje misli poput „Ja to mogu i sam bolje“ ili „Ne mogu propasti“ ili „Ne želim ovisiti ni o kome drugom“ ili „Ne mogu im vjerovati“ ometat će vaše sposobnosti da to učinite ispravno. Prihvaćanje će vas osnažiti, dati vam duševni mir, omogućiti vam da vidite veću sliku i pripremiti vas za savladavanje.
Najbrži način za prevladavanje takvih strahova je procijeniti povratak. Nije stvar možete li sami dovršiti zadatak (ako ste stvarno htjeli, mogli biste). Ali zapitajte se: koliki je povrat ulaganja od toga? Zapamtite, postoji razlika između toga što radite bolje i vi to radite drugačije. Često puta gotovi proizvod nije ono što biste proizveli, no to ne znači da nije jednako dobar ili učinkovit.
Usmjerite svoju osobnu energiju i pažnju na zadatke s visokim prinosima: strategiju, nova zapošljavanja, partnerstva ili organizacijsku strukturu. Došli ste do ove razine tako što vjerujete sebi i drugima u koje imate povjerenja. Oslobodite svoj raspored da biste sudjelovali na ovim problemima na visokoj razini vjerujući da će vaši zaposlenici izvršavati zadatke sa niskim povratom jednako dobro kao i vi. Delegiranje od rukovoditelja često može predstavljati most za izgradnju jačih odnosa u timu, kao i postati prilika za mentorstvo.
4. Učinite raspoloženje navikom
Uspješni delegatori planiraju svoje zadatke osvrćući se na predmete koje mogu dodijeliti drugima. Ako se zbog preopterećenja osjećate neprirodno, odabirom nekoliko novih navika lakše ćete odrediti zadatke koje možete dijeliti. Kao rezultat toga, bit ćete bolji menadžer svog tima i učinkovitiji i usmjereniji vođa.
Za početak, ako ispod sebe imate ljude u pomoćnim ulogama, dopustite im da rade svoj posao! Ako imate pomoćnika, dopustite mu da upravlja administrativnim zadacima tako što ćete mu dati pristup vašem kalendaru - i osnažite ga da mu pomaže u upravljanju. Ako nemate osobe koja bi vam mogla pomoći u administrativnim zadacima, pogledajte sve aplikacije posebno dizajnirane za upravljanje danom i organiziranje stvari. Čak i sam postupak spremanja različitih ciljeva u različitim aplikacijama pomaže vam praksa dijeljenja i prepuštanje nekome (ili u ovom slučaju nešto) da vam pomogne.
Prebacivanje administrativnih zadataka pomaže vam da se usredotočite na veće ciljeve koji su pred vama. Delegatori su uspješni jer imaju jasnu liniju vida i znaju kako najbolje rasporediti svoje vrijeme.
Kao dobar menadžer, vaš je posao voditi promjene i motivirati ljude na različite načine. Dio toga učinkovitog je pružanje novih zaposlenika novim mogućnostima da uče i nose se s većim izazovima. Vaš će tim biti sretan zbog dodatnih mogućnosti rasta. Istovremeno ćete se osloboditi više vremena kako biste se usredotočili na širu sliku dovodjenja vašeg tima do veće razine produktivnosti.
Dakle, ne, delegiranje nije samo mogućnost istovara posla na nekog drugog. To je prilika za maksimiziranje produktivnosti cijele grupe ili sustava. To je sposobnost raspodjele krucijalnih zadataka između skupa ruku, odabir i odabir najprikladnijih mjesta.
